Požadavkům archivu místnosti. Základní pravidla organizace archivu

Archiv může být ve formě samostatného konstrukčního celku organizace nebo být nedílnou součástí života v kanceláři. To závisí na objemu stávající dokument.

Jak ji uspořádat

Vytvoření archivu jakéhokoli podniku nebo organizace vyžaduje sadu konkrétních opatření:

1. Musíte vybrat vhodný úložný prostor pro ukládání dokumentů a správně ji vybavit.
2. Je třeba dbát na vytvoření podmínek, které splňují normu.
3. Je nutné ji vybavit technického hlediska - na nákup a instalaci nezbytného vybavení pro archivu.
4. Úložiště je vázán být organizovány postup pro organizaci archivaci všech potřebných dokumentů.
5. Musí být vyvinuty a schváleny regulačním rámcem jednotky.

Realizace těchto opatření zajišťuje bezpečnost archivních dokumentů a jejich udržování v požadovaném stavu.

Kdo je archivář

A jaké jsou požadavky pro pracovníky, které budou realizovány v organizaci archivu a další ukládání dokumentů? Mohou být kombinovány pozic a jejich chovatele, například sekretářky nebo recepční?

Archivář - specialista, jehož úkolem je uspořádat archivní činnosti. S ohledem na bezpečnost dokumentů, které jí byly svěřeny, že nese plnou odpovědnost. Jeho dílo není možné bez absolvování specifické instrukce nebo dokonce (v případě potřeby) stáž v instituci státních archivů.

Jeho funkce mohou být přeneseny do jiného zaměstnance, který pracuje na částečný úvazek. Typicky, odpovědnost archivář jsou přiřazeny k individuálním pracovníkovi v případě, že množství uložen v dokumentaci je dostatečně velký. Ve velkých organizacích personální samostatný příspěvek pro tento účel. V tomto případě se však, že se obvykle skládá z popisu práce uvádějící druhy práce, která byla svěřena archivář, stejně jako jeho práva a povinnosti.

Hlavní věc - postup

Případy přenášen do archivu organizace podle speciálně vyvinuté grafiky. Jeho kresba musí být dohodnuto s hlavami jednotlivá oddělení, kteří budou předávat dokumenty a schválených archivář. Vzhledem k tomu, pracovní dokumenty v archivu jsou nejen skladovat, ale také občas používá, určují pravidla jejich vydání (v případě potřeby), předložily žádosti ve vaší organizaci, stejně jako externí zainteresované strany.

Doručování písemností, které mají být slaven v některých knih registrace. existují požadavky, objednávky, působí na předávání případů k dočasnému využití třetích stran postupů při registraci (mj Ty mohou zahrnovat úřad a soud státního zástupce). Vydané doklady po dobu až jednoho měsíce od vlastních zaměstnanců, a do tří měsíců - Zástupci stranické struktury.

Základní pravidla organizace archivu

Působí archiv, stejně jako jakýkoli konstrukční celek na základě zvláštních ustanovení, která byla schválena vedením. Zaměstnanci to při své práci dodržovat své vlastní popisy pracovních míst. Předpisy přijaté společností, stanovuje základní pravidla archivů (o stavu funkční míra práv a povinností a složení požadované dokumentace). Jeho základní úkoly patří:

1. Doplňovat archiv dokumentů, jejíž složení je uvedeno v samostatné části řádu.
2. Vést evidenci materiálů a udržet je v bezpečí.
3. Vyvinout dostupných dokumentů archivní pomůcka.
4. Umožňuje použít postup uložený v archivních materiálů.

Pokud má vaše organizace dokumenty, které mohou být relevantní pro archivního fondu Ruské federace, pak se připravit a předložit je k trvalému uložení v paměťovém stavu je jedním z vnějších problémů strukturní jednotce.

jeho funkčnost

Funkce archiv systematicky odvozovat z jejích úkolů. Nejdůležitější z nich jsou následující:

1. Udržovat seznamy svých vlastních zdrojů akvizice, tedy organizací či obchodních jednotek.
2. Vezměte z nich řádným způsobem podklady pro úschovu.
3. Vzít v úvahu materiály a zajistit jejich naprostou bezpečnost.
4. Formování a udržování systému online nápovědy, které souvisejí s archiválií.
5. Chování informační správy služeb a všechny konstrukční jednotky organizace.
6. Uspořádat vydávání a používání dokumentace v souladu s potřebami jednotlivců a dalších organizací s cílem posoudit a analyzovat proces využití.
7. Připravte prohlášení a oficiální reakce na občan požádá o sociální a právní povahy.
8. Provádějí činnosti týkající se posuzování hodnoty dokumentu, organizovat převod řízení s ohledem na trvalé úložiště v obecním nebo státním archivu (v případě, že organizace je jedna z výše uvedených zdrojů pořízení archivů).
9. Kontrolu správnosti souborů tvorby a archivace v získávání zdrojů - a to jak ve vlastních konstrukčních celků a dalšími organizacemi.
10. Organizovat práci na udržení obchodní podnik nomenklaturu.
11. Poskytnout praktickou a metodickou pomoc s dokumentací jednotlivých strukturálních dělení.
12. Podílet se na vývoji archivnictví a spisové službě.
13. Účastnit se akcí pořádaných za účelem školení archiváře a zaměstnancům na pozicích spojených s Document Management.

Kam umístit ji

Uvažujme nyní o tom, co je tam k požadavkům archivu místnosti. Nejdůležitější z toho, co by mělo být zváženo, - umístit jej v žádném případě není dovoleno v objektech starých charakteru staveb dřevěných budov, které může být syrové, nejen hlavní místnosti, ale podkroví s sklepních prostor, stejně jako v budovách, mají sporák topení.

Je-li stejná struktura jako celek upravené pro ukládání papírových dokumentů, pak archiv nutně znamenalo izolované místnosti.

Pokud má vaše organizace v blízké budoucnosti plánuje zřídit vlastní archiv, zde máte možnost seznámit se se seznamem požadavků, které musí být považovány v procesu přípravy. Takže, jaké jsou hlavní požadavky na archivní místnosti, jehož úkolem - aby pečlivě a bezpečně ukládat veškerou potřebnou dokumentaci?

Seznam toho, co je požadováno, které mají být zpřístupněny

1. Archive.
2. Prostor je určen pro příjem dokumentů, dočasné skladování a aklimatizace.
3. Místnost, ve které budou použity dokumenty.
4. Operační sál (nebo místnosti) pro zaměstnance.

Je-li prostor nestačí ...

V případě, že se soubor místnost prostor nedovoluje možnost únosu pod ním by mělo být několik místností vyhrazený jediný prostor rozdělen do zón oddělených přepážkami. Základním požadavkem, který musí být přísně dodržovány, aby v tomto případě - izolován od sebe navzájem umístění úložiště dokumentů a pracovat s nimi.

Oddělené místnosti nebo speciálně konstruován a upraven jako ukládání dokumentů budovy užívané jako záloha, je nutné odstranit z objektů, které nesou riziko z hlediska možnosti vzniku požáru. Jako příklad mohou být uvedeny, jsou parkoviště, garáže a čerpací stanice. V těsné blízkosti objektu nebo prostorám archivu nesmí být objekty, které slouží jako zdroj znečišťování ovzduší.

V ideálním případě, že soubory by měly být vždy umístěny v samostatné, určený pouze pro tento budova byla postavena se všemi potřebnými předpisy. Ale, bohužel, realita diktuje své podmínky a ve většině organizací, dokumenty jsou uloženy v již existujících zařízeních, přestavěna a přizpůsobena k tomuto účelu.

Že právo mluvit

Seznámeni s regulačními požadavky na budovy a prostory archivu. Oni jsou takto:

1. Budova, která má mít budoucnost skladování je nutné odkázat na počtu administrativní. Je přísně zakázáno umisťovat do archivu, kde jsou stravovací služby, potravinové sklady, obchody z kategorie hořlavých látek a agresivní, stejně jako příslušné chemické technologie použita.
2. Vyloučena jeho umístění v nevytápěné místnosti, kde nejsou dodržovány hygienické požadavky. O nepřijatelnosti havarijním archivů budovy je uvedeno výše.
3. To je zvláště důležité, aby se vyhovělo požadavkům požární na archivním místnosti. Jeho bezpečnost pro případným požárem - jedna z hlavních podmínek bezpečného skladování dokumentace. V lednu 2009, ministerstvo kultury v Rusku vydal rozkaz č.3 přijala řadu regulačních požadavků stanovených ve zvláštních pravidel požární bezpečnosti vládou Ruské federace a obecních archivech. I když je přístroj skladovacích předpisů dokumentů, které musí být bezpodmínečně dodrženy.
4. Konstrukce budovy je zajistit nemožnost povodní. Místnost musí mít nouzový východ. V žádném případě se projít do hlavního potrubí (zvodnělých nebo plyn).

Je možné podat umístění ve sklepě?

To se nedoporučuje umístění archivace ve sklepní místnosti, v horních patrech nebo změny jsou takové půdním prostoru.

V mimořádných situacích mohou existovat výjimky z tohoto pravidla. Jsou přijímány při suterén suché a zahřívá vybavené mechanickou ventilaci, který je schopen poskytnout pro hodinu nebo dvě trojné prodyšnost. Archiv pro podkroví nebo v podkroví je možné pouze za předpokladu, že do příslušných teplotních a vlhkostních podmínek.

Velmi důležitým požadavkem na prostor archivovat s ohledem na zapojení přístroje. Je povinen uzavřít s vzduchotěsných zásuvkami. Šňůry přenosných elektrických zařízení jsou opatřeny pryžovou izolací. By nemělo být umístěno uvnitř nebo společné skladování podlaha jističů.

Zvolená nepráší a nekorozívní materiál jako stavebního materiálu pro dokončení archivní úložiště. hasicí systém musí být vybaven prostředky neutrální, bezpečné pro dokumenty. Není dovoleno používat oheň v obchodě, zahrnují radiátory nebo cizí předměty.

Abychom to shrnuli

Po redukci vybraného území v souladu se všemi výše uvedené požadavky do archivu místnosti se přijmout konečné rozhodnutí o vhodnosti či nevhodnosti k použití. Takové rozhodnutí přijmout po kontrole možného sanitární a epidemiologické stanici a státního požárního dozoru. Archiv může být umístěna tam, kde je naplánován až po postupu podrobném zkoumání.

Jeho účelem - k objasnění požární místnosti a určit vhodnou úroveň, kontrolovat hlavní strukturální pevnost, zajistit sílu překrývání mezi patry při výpočtu možného zatížení (zařízení pro archiv a hmotnosti uložených dokumentů), zkontrolujte dostupnost a aktuální stav větrání a vytápění.

V auditu účastní jako zástupci organizace (zpravidla zaměstnanci budoucího archivu), a zaměstnanci všech příslušných útvarů - .. Stavební práce, požární bezpečnost, apod Výsledky zkoušky jsou zohledněny při přípravě závěrečného aktu.