Programy pro počítačové účetnictví

Dříve nebo později každá organizace čelí potřebě brát v úvahu počítače a monitorovat nainstalovaný hardware. Dokonce i sestavování zpráv o deseti pracovních strojích je dlouhý a náročný postup vyžadující vytrvalost a trpělivost. A pro sítě, kde je několik set počítačů a dalších síťových zařízení, může tento proces trvat několik týdnů. Specializované programy pro účetní počítače mají v tomto případě řadu významných výhod oproti standardnímu manuálnímu inventáři:

1. Efektivita získávání aktuálních informací. Díky aplikaci pro účtování počítačů jsou veškerá data v síti společnosti shromažďována během několika sekund nebo minut, v závislosti na počtu osobních počítačů, které jsou dotazovány.
2. Snadný přístup k historii změn nastavení hardwaru. Mnoho programů pro účetní počítače je druh dokumentace v každém osobním počítači, který obsahuje aktuální konfiguraci, stejně jako kompletní seznam zařízení, která byla někdy instalována na pracovním stroji. Získané statistické informace umožňují předvídat s vysokou přesností potřebné náklady na modernizaci a údržbu všech počítačů v organizaci v provozním stavu.
3. Sledování kritických změn v konfiguraci osobního počítače. Každá změna konfigurace je okamžitě monitorována počítačovým účetním softwarem a zahrnutá do denní zprávy pro správce systému. To umožňuje nejen zabránit uživatelům před krádežemi zařízení nebo jejich nahrazením méně produktivním, ale také sledovat pohyb kancelářských zařízení pro následné navrácení do místa inventarizace.
4. Automatická sběr dat na serverovém počítači. Všechny programy počítačového účtování umožňují shromažďovat data bez účasti správce systému, například na základě předem sestavené dočasné tabulky nebo po uplynutí určité doby.

Počítačové účtování se provádí na základě technologie klient-server s povinnou instalací specializovaného softwaru na cílových strojích. Je načten do paměti vždy, když se osobní počítač spustí a shromažďuje požadovaná data příkazem serveru nebo podle vlastních interních cyklů. Programy pro účetní počítače zpravidla nejsou zpravidla náročné na zdroje, ale mohou mít významný vliv na rychlost počítače, takže u starých a nízkoproudých strojů se začátek počítačového účetního programu používá s časovačem hlídačů. Jeho funkcí je počítat čas ve vztahu k systémovým hodinám a zahájit spuštění aplikace po dosažení určité hodnoty. Tato schéma je vhodná pouze pro vzácné spuštění počítačového účetního programu (ne více než jednou denně).

Softwarový komplex pro automatické účtování počítačů v síti má kromě výhod a poměrně hmatatelných ekonomických výhod. Díky němu je uvolněn čas správce systému, který může věnovat při řešení důležitějších otázek souvisejících s optimalizací podnikové sítě nebo vývojem opatření pro její modernizaci. Vedoucí společnosti může navíc vždy dostávat aktuální zprávy o současném stavu počítačů, aby mohli správně rozhodnout o jejich vylepšení nebo plánovat výdaje na rozpočet pro tento příští rok. Tak jako každá automatizace, softwarové účtování počítačů výrazně zvýší efektivitu organizace jako celku.