Archiválie organizace řízení: GOST, návody, dokumenty, pravidla. Pokyny pro řízení archiválií

Archivní pravidla pro řízení záznamy obsahují klíčové požadavky na práci s dokumenty a materiály, které nejsou zapojeny do běžných činností společnosti. Ty jsou formulovány v souladu s předmětem tohoto regulačního rámce, regulační rozsah zpracování, sestavování a ukládání informací. Klíčové pojmy v rámci sady standardu pro archiválie řízení. Při navrhování je zohlední pokrok v používání technologií a nejmodernějších informačních technologií. Zvážit další základ archivní správy dokumentů.

výskyt

Pokyny pro archivní správy záznamů platí pro vládní agentury. Jsou také zapotřebí pro firmy zabývající se určité typy prací. Zejména předpisy platí v části popisu, evidence, uchovávání a využívání dokumentů archivního fondu Ruské federace, odkazoval se na státního majetku.

Členění podniků, které pracují s filmem, hudebního, videa, fotografie, mapy, vědy a techniky, telemetrické informace, které se řídí ustanoveními uvedenými v plánování a reportingu.

Povinnost a právo zakládat organizace v archivech pro dočasné ukládání dokumentů RF AF poskytuje základ pro odvětvové právní předpisy (od roku 1993), poloha (z let 1994 a 1998). Regulační rámec tvoří právní akty regionálního významu. Považována za pravidla se nevztahují na dokumenty, práce, která je upravena federálního zákona № 5485-1 a prezidentského dekretu № 1203 z 30.11.1995 se

absolvování

Jedná se o systematické doplňování dokumentární základny podnikové jednotky. Vybírání zahrnuje určení:

1. Zdroje.
2. Složení materiálů, které mají být přijaty.

V rámci této činnosti se rovněž provádí přímý přenos dokumentů do archivu. Jako zdroje jsou:

1. podnikové jednotky.
2. Fyzických osob.
3. Podřízené strukturu.

Složení materiálů

Pro archiválií instrukce řízení stanovuje, že akvizice se provádí dočasně (nad 10 let) kufry a trvalé úložiště. Také shrnuje informace o zaměstnancích. Případy, kdy je trvanlivost méně než 10 let, zpravidla archivy nejsou přeneseny. Ty jsou obsaženy v příslušných částech podniku. Na konci doby použitelnosti těchto věcí musí být zničen. Podrobnosti o individuálního charakteru jsou přenášeny na žádost majitele. Následně jsou zaslány do státních archivů k trvalému obsah. Převod musí být rovněž materiály Podniky prekurzorů a likvidované podřízené struktury.

Archivní správy záznamů a názvosloví

Pověření pracovníci provádějící práce s podnikovými informačními materiály, aby systematický seznam případů. Zavolal nomenklatury. Na svém vzniku označuje trvanlivost materiálů. Pro archiválií řízení manuální předepisuje autorizovaného divizi monitorovat a usnadnit poskytování služeb v přípravě nomenklatury. Systematické seznam slouží jako základ pro tvorbu zásob informačních materiálech trvalé a dočasné (do 10 let) skladování. Nomenklatura je také hlavní účetní doklad. Používá se pro registraci případů dočasného uskladnění, včetně období kratší než 10 let. Zavedený systém názvosloví systematizace mohou být použity při vytváření souborů karta úkonů.

klasifikace

Udržování archiválií vedení se provádí na tři typy nomenklatury:

1. Typické.
2. Příkladné.
3. Individuální (pro konkrétní firmu).

První určuje složení materiálů generovaných v podobných zařízení. Standardní názvosloví je považován za regulační dokument. Orientační systematika určuje přibližné složení informačních materiálů pro podniky, na které se vztahuje jeho působení, a označuje index. To má doporučující charakter. Tyto typy systemizaci použity při tvorbě jednotlivé oblasti a přenesena do něj beze změn.

Funkce pro přípravu

Dokumenty pro archivní správy podnikových záznamů systematizované v předepsaném formuláři v souladu s nomenklaturou strukturních jednotek. Ten by měl být schválen a podepsán vůdci.

Nomenklatura podniku se vyrábí v obecné podobě. To je parafována vedoucím archivu nebo osoby odpovědné, podepsané v čele poskytování služeb nebo pověřeného zaměstnance. Názvosloví musí být schváleny odbornou komisí, a pak schválena ředitelem společnosti. Po provedení těchto postupů vedoucích strukturálních divizí podniku za předpokladu, extrakt z příslušných sekcí.

Nomenklatura pro nadcházející rok vytvořeného v posledním čtvrtletí aktuálního období. Harmonizace se provádí nejméně 1 krát za 5 let. Chcete-li změnit strukturu a funkce podniku, nové názvosloví.

Postup při sestavování záležitosti

Formace tzv seskupení úkony v souladu s nomenklaturou. Archivní organizace Správa záznamů zahrnuje systematizace informací v souladu s názvem složky. Není povoleno seskupení duplicitní kopie a průvanu. Výjimkou jsou vysoce hodnotné vozidla. Nesmí být umístěn ve složce papírové mají být vráceny.

Udržuje archivní evidence se provádí při centralizovaném poskytování informací pro manipulaci s materiály, služby a na decentralizovanou - obou konstrukčních celků, a výše uvedené divize. Seskupení se provádí pod přímým dohledem osoby odpovědné za bezpečnost paměťových médií. Pokud je to nutné, mohou být zapojeny zaměstnanci Státního archivu.

Hlavní požadavky

Vedení Archiválie se provádí v souladu s požadavky předpisů. Při tvorbě složek s informačními nosiči musí splňovat následující požadavky:

1. Materiály pro dočasné a trvalé uložení jsou seskupeny samostatně.
2. Složka je obsažen v jednom vyhotovení každé z papíru.
3. Složka by měl být přítomen materiál pro jeden kalendářní rok. Tohoto nařízení, však existují výjimky. Patří mezi ně:

• osobní soubory, které jsou vytvořeny po celou dobu trvání příslušného zaměstnance;
• materiály a struktury volených stálých výborů s nimi, zástupce skupiny, regimented v období shromáždění;
• Papírové vzdělávací instituce, provedený a seskupené ve školním roce;
• divadelní materiály, které charakterizují činnost sezony;
• historie, a tak dále.

Složka musí být menší než 250 listů papíru o tloušťce ne více než 4 cm.

Seskupování administrativních úkonů

Archivní správy záznamů vyžaduje systematizaci různé typy informačních nosičů. Tyto včetně atributu a administrativních úkonů. Jsou rozděleny podle typu a chronologie aplikací:

1. Ustanovení stanov schválených regulačních aktů, působí jako příloh. Ty jsou seskupeny. V případě, že ustanovení, předpisy, stanovy byly schváleny jako samostatné akty, organizovat je v jednotlivých případech.
2. Příkazy a rozhodnutí vyšších struktur pro jejich realizaci jsou seskupeny podle oblastí podniku.
3. Příkazy týkající se personálu, organizoval podle retenčního období. S velkým objemem informačních materiálů účelná působí na různých stranách firmy, skupiny odděleně.
4. Objednávky v klíčových oblastech, jež jsou systemizovány odděleně od zákonů o zaměstnance. Například pořadí archivační spisové služby je zahrnuta do stejné složky, a jmenování vedoucího oddělení odpovědného - do druhého.
5. Schválené limity, zprávy, odhady, položkové seznamy, plány a tak dále. seskupeny samostatně nimi projektů.
6. Umístění dokumentů do osobních spisů se provádí v pořadí, v jakém byly přijaty.
7. Obličejové zaměstnanci mzdové účty systematizované v samostatných složkách. Jsou uspořádány v abecedním pořadí.
8. Stížnosti, podněty, stížnosti občanů týkající se činnosti společnosti, záznamy o jejich projednání a realizace jsou seskupeny odděleně od stížností jednotlivců pro osobní záležitosti.
9. Systematika korespondence se obvykle provádí v kalendářní období v chronologickém pořadí. V tomto případě jsou odpovědi jsou umístěny až za otázky. V případě obnovení korespondence v určité otázce, která začala v minulém roce, dokumenty ve složce běžného období. V tomto případě se udává index předchozího roku.

Tvorba informačních nosičů přijaté do úschovy

Archivní správy záznamů poskytuje celou řadu požadavků na strukturních jednotek, práce s papírovými dokumenty. Tvorba nosiče mohou být částečné nebo úplné. Záleží na době skladování. Plná registrace se provádí ve vztahu k dočasným dokladů (nad 10 let), stálé obsahu, jakož i zákonů o zaměstnance. To zahrnuje:

1. Vázaná složka / pojivo.
2. Číslování listů.
3. Vypracováním page-svědka.
4. Tvorba interního inventáře-li to nutné.
5. Provést úpravy detailů krycího listu. Mohou stiskněte název podniku, registrační číslo složek, krajní termín, a tak dále.

Materiály pro dočasné uskladnění, včetně období kratší než 10 let, čerpané části. Takže, není dovoleno provést systematizaci cenných papírů ve složce, která nejsou číslované seznamy, nemusí mít štítek pojištění.

nuance

Archivní správy záznamů - činnost, při které odborníci poskytují nejen informace nosiče bezpečnostní, ale také možnost pracovat s nimi v případě potřeby. Za tímto účelem akty tvořící složku, podané čtyři punkcí v kartónové krabici. Jsou také umožněno vázat zvažuje možnost čtení textů, usnesení, termín víz ve všech novinách.

V rámci přípravy na seskupení všech kovových spojovacích prostředků jsou odstraněny. Materiály určené k trvalému uložení a skládající se z zejména cenných nebo neformátovaným činů jsou obsaženy ve složkách gated tři ventil s řetězci nebo do speciálních kartonů.

Pokud je přítomen v neobsazených dokumentů osobního charakteru (pracovní knihy, karty, vojenské karty apod.) Jsou uloženy v samostatné obálce a podal ji do zbytku materiálu. Na konci složky musí být přítomen čistý list svědkem. Na začátku složky sešita formulář pro interní zásob. Pro zajištění bezpečnosti a pořadí uspořádání každého listu papíru arabskými číslicemi. Toto pravidlo se nevztahuje na stránky, a svědků formy pro inventář. Číslo je kladen tužkou v pravém horním rohu.

Arch svědkem

Je vyroben v souladu s objednávkou. Obsahuje slova a čísla:

1. Počet listů s číslováním.
2. Počet stran interního inventáře.

Plech svědkem rovněž stanoví, číslování specificitu. Zejména za účelem zjištění, zda existuje označeny indexy, chybějící kódy, čísla stránek s lepenými fotografií, velkoformátových stránek, a tak dále. Kromě toho, na listu indikuje přítomnost tisku brožur ve složce, pokud nebyly označeny v hlavním číslování. Arch svědkem vised kompilátor. Následné změny v postavení a složení složek by měly být označeny v něm s odkazem na příslušné právní akty. Je nepřípustné, aby list svědkem na titulní straně složky nebo čistý obrat poslední stránku dokumentu v něm.

vnitřní inventář

Je tvořen pro skladování a účetní informační době (více než 10 let) a kontinuální obsah. Vnitřní inventář jak zkompilovaný pro podniky vytvořených druhů dokumentů, jejichž seznam obsah nebyly zveřejněny. Forma by měla předložit údaje o pořadových čísel útoků ve složce indexy, titulů, data a čísla stránek.

Pro interní inventář připojeny souhrnné rekord. To je uvedeno v číslech a slovy počet dokumentů obsažených v něm, stejně jako počet listů se vytvoří. Schvaluje vnitřní zásob kompilátor. Pokud složka je vázána nebo sešity bez formy je sestaven seznam je připojen k vnitřní straně předního krytu.

Změny ve složení materiálů by se měly odrazit ve složce „Notes“. Konkrétně se odkazuje na odstranění, výměnu papírových kopií, včetně dalších dokumentů ve složce. Zároveň odložil odkazy na příslušné právní akty. Pokud je to nutné, mohou být vytvořeny nové položky do listu shrnující vnitřní inventář, jakož i nápisem svědky složku.