Pro správu dokumentů - to je důležitým článkem v kanceláři

Podle dokumentu pochopit pravidla, podle kterých podepsané zálohové řešení v rámci podniku či instituci od okamžiku, kdy dorazí k archivaci. Základem této koncepce je vytvořit dokument, jeho úvahy o převodu výkonných orgánech, provádění opatření pro implementaci, certifikaci, registraci, posílat je pro skladování.

Tento proces, který bere v úvahu pohyb instance dokumentu s rychlostí pohybu v těchto případech. Document management - proces, který musí být v rovnováze s informační činnosti administrativního aparátu, dokumentace jednotlivých individuálních řešení, skladování nově příchozích dokumentů.

Obrovské množství nedostatků v hospodaření s mnoha zařízeními připojenými jen s špatnou organizaci pohybu dokumentů. Například dokument cirkulační proces řešení řízení by měl zahrnovat tři požadované součásti:

• Informační podpora rozhodovací pravomocí (což zahrnuje spolehlivé informace potvrzující správnost rozhodnutí);
• dokumentace řešení (správní doklad);
• kontrole plnění (který zahrnuje organizaci navrhovaných prací, způsobů provádění úkolu, dodržování podmínek).

Jak lze vidět z výše uvedeného příkladu je doklad - sběr informací, na jejichž základě bude vydáno rozhodnutí o statusu; Příprava řešení, včetně úpravy, koordinaci přípravy až po schválení. Všechny tyto kroky vyžadují pohyb dokumentu, a to nejen mezi strukturálními útvarům podniku, ale i mezi interprety, od techniků, odborníků, končit s lídry. Závěr z tohoto příkladu je, že čím vyšší je rychlost pohybu dokumentu, tím vyšší je kvalita jeho provedení v každé fázi, tím lepší společnost řídit proces jako celek.

Termín sám objevil v literatuře v letech 1920. Pak to bylo si myslel, že dokument - je organizace práce, jejichž cílem je racionální organizaci státního aparátu jako celku, rozdělení pravomocí mezi jednotlivými interprety a služby. V roce 1931, první pokus regulovat uniformu byla provedena kontrola technologický institut principy spisové služby. Byly stanoveny pravidla, podle nichž musí být provedeny příjem a doručování písemností, pravidla vymáhání, je podepsán regulace. Dalších fázích vývoje ekonomiky získal právní úpravy takového jako spisové služby, kde byl kladen důraz na jednotlivé technické operace. workflow software tyto legislativní akty nebylo zmíněno, i když ve skutečnosti to přišlo právě včas pro pořádání pohybu dokumentů. Od roku 1974 bylo podepsáno hlavním dokumentu upravujícího celý proces papírování, který funguje dodnes.

Tento akt se nazývá „Unified státního systému úřadu“ (EGSD), body, které jsou určeny k organizování pohybu dokumentů, technologických metod zpracování a uplatňování pravidel. V této kolekci, to formuloval základní pravidlo: „Dokument - rychlý pohyb nástroje na většině stručné způsobem, zahrnují minimální čas a práci“ Pouze tím, že cvičí přijetí pravidel, můžete očekávat, že zlepšení životních podmínek lidí, růst státního hospodářství.

K dosažení těchto cílů je třeba inteligentní a disciplinované, odpovědné vůdce, pro něž je zavedení pracovních postupů založených na EGSD, je to otázka cti a svědomí.