Workflow v podniku. Management Program dokumentů a vedení záznamů

Workflow automatizace je opatřením uchýlil k téměř všechny moderní podniky. Dokonce i malé podniky pracují s hmotností různé dokumenty, včetně dopisů, rozpočty, faktury, smlouvy a všechny druhy požadavků. Je to z toho důvodu, že téměř každá moderní organizace se snaží používat toto opatření jako workflow, která je opatřena na úkor úplnosti a uchování dat, snadné vyhledávání a ukládání různých informací, a omezují optimalizaci času potřebného pro jeho schválení.

Proč to udělal?

Prakticky veškeré zaměstnanci společnosti tráví hodně času se snaží najít správné informace a statistiky výmluvně říká, že to trvá asi polovinu pracovní doby. Jak to také stane, že budete muset znovu vytvořit znovu, místo opětovného použití všechny dokumenty, které existují „někde“. Jedná se o standardní, je situace, kdy původní text smlouvy je právník v počítači, a časopis položky na cenné papíry doprovázejících provádění smluv uzavřených v účetním systému, poukázky a činy jsou obsaženy ve finančním oddělení v tištěné podobě, a korespondence týkající se provádění smlouvy práce je v elektronických zaměstnanců poštovních schránek. Tento „rozptyl“ informací je velmi škodlivé pro bezpečnost, integritu a konzistenci, je v takových situacích existuje skutečná automatizace workflow.

Zavedením specializovaných informačních systémů řešeny převážnou většinu problémů. Například, některé z rozpočtového systému poskytuje možnost vytvořit systém propojených rozpočtů, následuje formování a ukládání různých verzí těchto dokumentů, jakož i údaj o jejich stavu. Proto je problém částečně řešen rozpočet dokumentu použitím takových systémů.

Ale nezapomeňte, že stávající rozpočtový rámec, stejně jako účetní a ERP-Systém v drtivé většině případů pracují s strukturovaných informací, tedy druh údajů, které mohou být vytvořeny a uloženy ve formě tabulky. Podle většiny odborníků, je celkové množství dat z jakéhokoli moderního obchodního strukturované informace poskytuje pouze 20%, zatímco zbytek jsou e-maily, textové dokumenty, různé zprávy o jednání a setkání, obrázky, atd Docela často, aniž by provádění studií nestrukturovaných informací prostě není možné, aby normální hodnotící kontektsta, který je již k dispozici strukturovaná. Skladování, sběr a následné zpracování těchto dat je zajištěna použitím takových opatření, jako je workflow a systémy pro správu obsahu informační společnosti.

Co je to?

S pomocí elektronického systému pro správu dokumentů umožňuje organizacím všech interakce mezi zaměstnanci organizace na základě předložených dokladů. Opět 1C dokument předpokládá vytvoření dokumentů, možnost pohybu je na organizaci a udržuje kontrolu nad provedení dokumentů a postupů popsaných v jejich použití. To znamená, že elektronický dokument poskytuje společnost obrovské množství výhod, překládat své dílo je vlastně nová úroveň.

Každý dokument v tomto elektronickém systému se vyznačuje celou sadu detailů, které jej charakterizují jedinečně (často označované jako takové sady karet). Karta může obsahovat různé informace, včetně typu dokumentu, datum vzniku a změny, autor, stejně jako úložný prostor a mnoho dalšího. V budoucím systému pro správu dokumentů umožní ukládání a načítání potřebnou dokumentací v souladu s údaji, které byly určeny na kartě.

příležitosti

Elektronická správa dokumentů poskytuje organizacím nejen spoustu výhod, ale také otevírá to mnoho nových možností, což je také důležité.

centralizované řízení

Bez ohledu na to, jak velký je ten či onen systém pro správu podnikových dokumentů umožňuje rychlé změny v podobě dokumentů v oběhu na něm. Chcete-li například změnit formulář žádosti pro některý z nákladů jednotlivých odpovědnostních středisek jen provést určité úpravy šablony natolik, že nárok, který je již uložen v systému. Za to, že se zaměstnanci, kteří vyplní takové žádosti nebudou moci používat dokumentaci zastaralé formy, protože aplikace je vyplněn a odeslán prostřednictvím systému.

Podpůrné dokumentace životní cyklus

Každý dokument, který se vzdá a zpracovány v každém podniku, nutně prochází několika etapách stanovených. Například, pokud jde o firemní rozpočet, je nejprve nutné provést, a poté schválit a spouštět v určených časech. Za to, že různé aktuální a plánované výkonnosti rozpočtu, která podléhá důkladné analýze a odeslány do archivu. V 1C dokument poskytuje přísnou kontrolu průběhu celého životního cyklu dokumentů, s přihlédnutím k základním požadavkům v podnikovém prostředí, stejně jako různé právní předpisy a průmyslové normy podnikání společnosti.

týmová práce

Elektronický systém pro správu dokumentů nabízí mnohem více než jen o organizaci kolektivní práce na dokumentech, a za účasti budou odborníci, kteří jsou v různých kancelářích, nebo dokonce v různých městech.

Systém ukládá dostatečně velký počet verzí téhož dokumentu, kromě přímých a změny mohou anotaci dat, to znamená, že k nim přidat nějaké komentáře a poznámky, aniž by to ovlivnilo základní informace, které musí dodat.

diskrétnost

Spíše důležitou vlastností těchto systémů je, že ve stejném dokumentu 1C se mohou přihlásit prostřednictvím speciálního digitálního podpisu s následným odesláním šifrování. To umožňuje nejen k potvrzení pravosti jakékoliv informace, ale také jednoznačně identifikovány s autorem, stejně jako pro dosažení nejefektivnější zabezpečení pro ukládání různých dat, pokud je to nutné.

routing

V případě, že elektronický systém pro správu dokumentů není k dispozici, pak v tom případě, že zaměstnanec, který se podílí na tvorbě některých cenných papírů, musí nutně pochopit, kdo je nejlepší převést tyto cenné papíry. Elektronická správa dokumentů v podniku, aby se automaticky přenášet data správnou osobu.

Samo o sobě je směrování je volný a tuhá. Volný poskytuje příležitost dokumentovat směr absolutně žádných příjemců podle potřeby, zatímco tuhé poskytuje nejpřesnější regulaci, ale ve zvláštních případech působení předinstalovány v dokumentaci systému dopravních předpisů může být trochu pauzu (například pokud je potřeba zaslat návrh dokumentu k přezkoumání některých externí odborníci).

Řízení přístupu

Existuje několik možností, jak rozlišovat mezi různými silami zaměstnanci společnosti, pokud jde o vedení dokumentace. Tak pokročilý workflow umožňuje osoba, která má dát plnou kontrolu nad data omezují možnost upravovat nebo dokonce umožňují pouze zobrazovat nebo vysvětlivkami žádné soubory. To značně zjednodušuje práci s různými daty, a to je důležité - to se stává mnohem bezpečnější.

integrace

Aby byla zajištěna maximální integrity dat, který je nakreslený v dané společnosti, elektronickou správu dokumentů v podniku umožňuje integraci instalovaného systému s ostatními - finanční, průmyslové, analytické, atd Prostřednictvím této integrace je k dispozici moderní systém workflow dost často využila jako jakýsi prostředník mezi několika typy softwaru.

Dokumenty ze všech systémů, je logicky souvisí s touto informací, nazývané kontext. To může zahrnovat obsah dokumentu nebo e-mailů, faxů, platební dokumenty, záznamy o aktivitách, video nebo audio nahrávek, a dokonce i mnoho dalších informací. Kontext dokumentu lze přidat ručně nebo plně automatizovat proces, v závislosti na preferencích a potřebách řízení.

Například, moderní systém automatizace pracovního postupu v procesu formování a následných změn v rozpočtu lze použít řadu dalších související informace:

• všechny druhy výzkumu trhu, včetně nejen vlastní, ale i ty, které byly získány z externích zdrojů;
• Různé dohody se svými protějšky (kupující nebo dodavatelů);
• Zvláštní právní a referenční dokumenty;
• další dokumentace, která se odráží v sobě žádné omezení nebo předpokladů (jako příklad, míra inflace, směnných kurzů a další údaje);
• zápisy ze schůzí, se konala za účelem projednání jakékoli verzi je rozpočet a zahrnují všechny druhy pracovníků komentářů a vyjádření účastníků v procesu (často tato dokumentace je odeslán ze všech zaměstnanců prostřednictvím e-mailu a skladovány odděleně od rozpočtového informačních souborů).

Uživatel, který pracuje s rozpočtem, a to kdykoliv, pokud je to nutné, může zobrazit některá z výše uvedených dokumentů, jako moderní workflow technologie umožňuje mu to udělat bez dlouhých vyhledávání.

Které systémy jsou používány u nás?

Jedním z nejoblíbenějších softwarových řešení, které lze nalézt v ruských společnostech lze nazvat kombinací nástrojů Microsoft Outlook s Microsoft Exchange Server. První žádost, která v zásadě stanovena na téměř každý počítač, zatímco Exchange Server je často považována použít jako plnohodnotnou e-mailového serveru. Navzdory skutečnosti, že společnosti, které již před nějakým časem bylo zavedení elektronického dokumentu rozhodl, tyto programy jsou jen použité jako platforma pro e-mail, po několika centralizovaných nastavení i tento software mohou být použity jako zcela funkční automatizaci pracovních postupů pro téměř všechny organizace ,

V současné době je na ruském trhu je plná s desítkami různých systémů, pomocí nichž správu automatizace dokumentů a podobný software nabízí nejen západní, ale i tuzemských developerů. Dokonce i Microsoft, kromě výše uvedených programů, nabízí i nástroje, jako je Content Management Server nebo SharePoint Portal Server.

Nejmocnější mezi všemi existujícími systémy je považována za Documentum, ale především velké společnosti používají tento proces automatizace. Workflow některých podniků na úkor automatizovaného softwarového balíku Lotus Notes, ale mnoho říkat jakási „návrhář pro programátory“, jak je stanoveno na základě svého celého systému je poměrně obtížné.

Jaký je rozdíl mezi ruskými a západními systémy?

Pokud budeme hovořit o hlavních rozdílů mezi domácími a zahraničními nástrojů, které jsou k dispozici v rozšiřování schopností. Například v případě, že systém západních vývojářů mohou pracovat prakticky všechny operační systémy, to bylo většinou domácí zpracovávány pouze pro jednoho z nich, a samozřejmě, že to je často Windows. Západní systémy jsou konfigurovány na použití jakékoli DBMS. Takové ruské systémy omezení mohou vážně bránit možnost vybudování cross-platformní, integrovaná řešení.

Co se týče funkčnosti, hlavní rozdíl spočívá v tom, že v dokumentoproizvodstva automatizaci a workflow West realizované několik programů, které mohou být vydány v rámci jedné značky, ale cíl pro různé účely. Například Documentum nabízí řadu jednotlivých produktů, které jsou používány pro plnou automatizaci a integraci s ERP systémem, podporují správu dokumentů projektovou a inženýrskou, atd. Převážná většina softwaru vyvinutého v Rusku, zaměřené na řešení konkrétního problému.

Také stojí za zmínku, je skutečnost, že hlavní rozdíl spočívá v přístupu obou stran k tomu, co je workflow automatizační systém. Západní systémy jsou určeny pro úplnou automatizaci a následná podpora prostřednictvím různých obchodních procesů v organizaci, zatímco drtivá většina domácích programů automatizovat jen určité funkce.

Náklady na západních systémů je přibližně v rozmezí od $ 400 až $ 1,000 za každé pracovní místo, a to nepočítáme náklady na implementaci, hardware a software potřebné k zajištění běžného elektronického dokumentu. Často self-úvod stojí asi polovinu obvyklou cenu licence, protože většina programu pro automatizaci workflow realizovány různé propagační akce, ale v některých případech je cena řádově vyšší. Jeden z nejtěžších je vždy projekt automatizace finanční dokumentace, pokud jde o realizaci těchto projektů stojí asi 2-3 krát vyšší než náklady na licence.

Domácí software prodává za 200 až 600 $ na jedno sedadlo, a kromě toho vzít v úvahu náklady na dalších programů a různých zařízení. Na konci, výpočet srovnávací hodnoty se provádí v podstatě stejným způsobem jako v západních systémech.

rysy

V naprosté většině případů jsou směru prioritní automatizace jsou procesy vztahující se k harmonizaci dokumentů, například proces počáteční přípravy a dalšího plnění rozpočtu. Nicméně, mnoho týmů v současné době využívají kancelářské automatizace a pracovní postupy, to znamená, že se registračních postupů odchozích a příchozích dokumentů.

Úvod do elektronického systému není zásadně odlišná od zavedení jakýchkoli jiných automatizovaných systémů, proto je nutné zabývat se charakteristických rysů tohoto projektu.

Vytvoření úložiště podnikové třídy

Úvod dokument automatizace v každém případě stanoví určité podnikové úložiště, ve kterém chcete uložit veškerou dokumentaci. Logická struktura skladování, rozvoj a další implementaci bezpečnostních politik, stejně jako ukládání dokumentů hierarchie vyžaduje maximální přesnost a musí být provedeny v rané fázi projektu.

Je třeba mít na paměti, že funkce ukládání může být nasazen na začátku návrhu, tak v rané fázi může být provedena přesunout všechny dokumenty ze stávajících úložných míst do jediného podnikového úložiště. V důsledku toho mohou uživatelé seznámit s některou z hlavních funkcí systému, a současně zvládnout a její aplikace. Urychlit adaptaci zaměstnanců zavést systémy mohou být pomocí servisních funkcí, jako je upozornění na změny v dokumentaci, výskyt nových dokumentů, atd.

Tak, workflow nutné pro každou moderní společnost, která se snaží rozvíjet a zlepšovat své operace.