Povinnosti vedoucí kanceláře

Často, zejména u malých organizací, vedoucí kanceláře se obvykle nazývá tajemníka. Zní to tak mnohem pevnější pozici, ale skutečnost, že odpovědnost vedoucí kanceláře liší od sekretářky (i když jistě mají mnoho společného), vzácně dotčené v tomto případě kohokoliv.

Jaký je odpovědností zaměstnance? Za prvé a především odpovědností vedoucí kanceláře je pro práci s dokumenty. Zaměstnanec obdrží přijaté korespondence, registruje jej odešle příjemce odešle do archivu, pokud je to nutné. Ten také přijímá žádosti od jiných zaměstnanců je převede na podpis generálního ředitele, zajišťuje jim razítko, a pak se vrací. Tyto povinnosti vedoucí kanceláře je práce s interními dokumenty: Tisk objednávek a jejich odstraňování, ukládání, odesílání archivů a účetnictví, které pracují s odchozí korespondenci. Pokud je to nutné, měl by být schopen pracovat s jakýmkoliv kancelářským vybavením: fax, skener, kopírka, stejně jako nábor a tisknout dokumenty. Připravte prostor pro prezentace, vedení zápisů z jednání, setkání a přijímání hostů a zákazníky jako součást povinností office manager.

Často se stává, že zaměstnanec musí vypořádat s tradičními sekretářské povinnosti: distribuce pozvanými partnery nebo manažery ve městě, rezervace pokojů, letenek a jízdenky na vlak. V závislosti na specifikách společnosti i samotného úřadu, manažer může být zástupce vaší společnosti v obchodních jednáních, a plnit povinnosti personální ředitel: hledání nových zaměstnanců, vytváření pobídek a vzdělávacích programů, projekční práce. Někdy se zaměřuje na zavádění informačních technologií, vývoj nových programů.

Povinnosti vedoucí kanceláře předpokládají znalost:

1. Zákony a předpisy, které upravují právní, informace, obchodní společnosti.
2. Základy managementu, marketingu, podnikání a obchod.
3. Základy sociologie, psychologie, etika obchodního sdělení, které nepracovaly se zaměstnanci a veřejností.
4. Postup pro vypracování obchodní nabídky, zprávy, plány, smlouvy a dohody.
5. Základními kameny řízení, základy ergonomie a ochrany zdraví při práci.

Kromě těchto úkolů, odpovědností office manager obsahuje soupis kanceláře a software potřebný ke spuštění spotřebního materiálu (kancelářské potřeby, papír a další příslušenství), které jsou potřebné pro práci zaměstnanců. Rovněž je povinen vést evidenci těchto materiálů, aby byla zajištěna jejich vydání, aby se zjistilo, jak získat, organizovat a sledovat plateb za dodávky. Povinnosti office manager je monitorovat stav kancelářské techniky, který zahrnuje: operační výzva zvládnout za opravy, včasnou výměnu spotřebního materiálu (jako kazety), když není možné opravit - nahrazení kancelářské techniky.

V závislosti na pravidlech přijatých v podniku a jeho velikost office manager nebo si vezme hovorů a faxů, předá je tím správným člověkem, odesílat faxy a zavolat zákazníky a partnery, nebo dohlíží na práci sekretářek, včetně monitorování kulturu jejich řeči. Také v povinnostech office manager je kontrolovat hygienické stav kanceláře, organizační plánované údržby, zavolejte technický personál pro řešení problémů (například výměna lamp či propadlin přepínačů).

Obecně platí, že tento seznam může roztahovat nebo smršťovat v závislosti na místě výkonu práce. Je proto nutné i ve fázi rozhovoru se ptát, co manažer kancelář (povinnosti zaměstnance ve firmě).