Co je elektronický dokument?

Úroveň výpočetní techniky dnes volá po přechodu na „bezpapírové“ řízení kanceláře. Je založen na elektronickém dokumentu, který na rozdíl od tradiční, vyznačující se tím, řadu nových vlastností a charakteristik. Zatím jediná definice tohoto jevu neexistuje právně ani ve vědeckém světě Ruska.

Pojem „elektronický dokument“ se objevil již v roce 1970. Tak jsme začali nazývat „strojově čitelné doklady.“ Jejich zvláštností je, že musí být vytvořeny s pomocí výpočetní techniky a musí být vhodná pro počítačové zpracování. V tomto případě jsou požadované údaje jsou přísně v souladu se schváleným postupem pro všechny dokumenty.

Elektronický dokument - je předmětem informací, která se skládá ze dvou povinných částí: 1) údaje (jméno, informace o autorovi, času, místa původu, atd) a elektronický digitální podpis; 2) hlavní část obsahu sestávající z textu, grafiky a číselné údaje zpracovávány jako celek.

Elektronický dokument bude podepsán kvalifikovaným elektronickým podpisem, což je ekvivalentní k práci podepsanou vlastní rukou. Tyto informace jsou prezentovány v ní v digitální (elektronické) podobě. Snímací data pomocí počítače lze přenášet informace o telekomunikačních sítí, proces - v informačních systémech. Pokud je to nutné, dokument může mít formu zobrazení na obrazovce i na papíře.

Elektronický dokument - cyklus životnosti elektronických dokumentů v podniku (organizace, firmy), aby je přijal, změnit stav (schválenou sděleno, v, znaménko, uzavřený, atd.), Ke zrušení archivu. Takový dokument je někdy označován jako «workflow», který charakterizuje pohyb dokumentů jako jediný proud jednotlivých děl v rámci konkrétního obchodního procesu. Celý elektronický systém pro správu dokumentů obsahuje software, který je třeba organizovat a udržovat tento druh životního cyklu dokumentů.

Elektronický dokument a workflow založené na tom mají několik výhod oproti tradičním. Umožňují pracovníci organizace řídit nejen jejich vlastní oblast práce, ale celý proces. Používat elektronický archiv je mnohem pohodlnější, než papír. Zkrácení doby pro průchod její koordinaci a realizaci dokumentu lze nalézt během několika minut. Obecně lze říci, že je úspornější než papír. K dispozici je poměrně hodně softwaru elektronických dokumentů pro správu ( „Motiv“, „E1 Eufrat“, „DocsVision“, „1C: Dokument“. A další).

V současné době je Shade zahraniční zkušenosti regulace vztahů v oblasti elektronických dokumentů v zákonných termínech. V Rusku je problém regulace těchto vztahů nezískala legislativní rozhodnutí, i když pokusy byly dělány přijetí zákona (2005). Přijetí právních předpisů na tento druh papíru - jeden z důležitých směrů právním předpisem.