Doprovodná rizika pro správu dokumentů

Jakékoli „civilizovaný“ organizace se snaží organizovat své papírování dobře, pokud je to možné přijmout veškerá přiměřená a dostupná opatření k ochraně dokumentů před neoprávněným zasahováním neoprávněnými osobami. O co se jedná?

Každý ví, že tento dokument nese rizika ze strany třetích osob. Spousta z nich. Dávejte pozor na nejvýznamnější a rozšířený. Doprovodná rizika pro správu dokumentů jsou následující:

1. Riziko zveřejnění důvěrných informací
2. Dokumenty spoofing rizika

Riziko zveřejnění důvěrných informací

Důvěrné informace v tomto kontextu je třeba chápat v širším slova smyslu, a to jak informace týkající se omezeného kategorii. O důležitosti důvěrných informací k tomu, že na toto téma existuje poměrně rozsáhlý legislativní rámec.

Zde jsou jen některé ze zákonů, které částečně nebo zcela regulovat tuto oblast:

1. Federální zákon z 29.07.2004 N 98-FZ „na obchodní tajemství“ (obchodní tajemství).
2. Federální zákon z 27.07.2006 N 152-FZ „O osobních údajů“ (osobní údaje).
3. Spolkový zákon ze dne 02.12.1990 N 395-1 „o bankách a bankovní činnosti“ (bankovní tajemství).
4. Federální zákon z 31.05.2002 N 63-FZ „o advokacii a právní profese v Ruské federaci“ (právník tajemství).

Doprovodná rizika pro správu dokumentů se často nacházejí v obchodní činnosti. To je něco jako „výrobní náklady“, bez níž nemůže dělat, ale že je možné kontrolovat a „drive“ v rozumných mezích. Jinak je to prostě není dobré, může mít vliv na podnik jako celek.

Zpřístupnění jakýchkoli důvěrných informací může vést k velmi hmotných ztrát podniku. Nejčastěji ohrožení z nedbalosti zaměstnanců a krádež informací. Aby se tomu zabránilo, je vhodné provádět kontroly dokumentů na přísně uložila o pravidlech společnosti, které jste nastavili pro sebe sami. Například, můžete použít nějaký ustálení přenosu a umístění každé smlouvy na společnost, nebo zadat své osobní i povinný odpovědnost za dohody o bezpečnosti a účetnictví a postupy pro manipulaci s nimi. To je užitečné provádět podnik systematických kontrol na přítomnost příslušných smluv. V obou případech jsou přísné požadavky na podmínkách smlouvy o skladovací a licencování systému přístupu, bez které je obtížné si představit, uchování dokumentů.

Dokumenty spoofing rizika  

Nejzranitelnější, podle mého názoru, je v tomto ohledu samozřejmě smluv, dokumenty jsou právní základ k provedení obchodní transakce v účetnictví a daňové evidence.

Největší spory v otázce padělání dokladů, a to nahrazení smlouvy, by se dalo předejít, pokud strany na uzavření smlouvy vzali několik jednoduchých opatření, aby byla chráněna před zásahy ze strany třetích osob.

Nejnovější informační technologie, kupodivu, aby na jedné straně k ochraně dokumentů před jejich nahrazení, ostatní -, aby toto střídání na vysoké, profesionální úrovni. A to je fakt. Kromě toho, je-li být upřímný, nikdo vám dá absolutní ochranu, ale to neznamená, že byste neměli mít žádný rozumný kroky k ochraně dokumentů. Samozřejmě, že ne! Zejména dohody, protože (kromě primární) je nejčastěji vystaven to.

Můžete použít různé techniky a způsoby substituce dokumentů. Za prvé, dávejte pozor na staré, časem prověřené prostředky pro ochranu dokumentů z substituce. Nezanedbávejte je. Jsou dostatečně účinné a zároveň jednoduché.

Zde jsou některé z nich:

• Dohoda podpis strany každého listu.
• Šití smlouvy.
• Použití speciálního papíru pro zakázky.

Nejlepší variantou je kombinace ochrana smlouva různými způsoby.

Po této metodiky, na závěr dogovorov- není formální nebo potkávací výstřelek. Ruský podnikatelské prostředí je absolutní nutností. I jednoduchý podepisování strany smlouvy každého listu poskytuje dostatečnou ochranu proti spoofing smlouvy.

Kromě toho je možné využít moderní technologie. Oni, i přes svou zdánlivou složitost, poskytují velké příležitosti dnešní podniky. Například, použití těsnění, smluv s latentního obrazu - názorným příkladem. Mohu říci bez přehánění - to je jeden z nejlepších způsobů, jak se chránit před podvody. Podstatou je, že jakýsi latentní obraz je vyraženo na smlouvě, obvykle ve většině tisku. Konvenční image oko není vidět, to nepomůže, a speciální nástroje, jako je zvětšovací sklo, atd Latentní obraz lze vidět pouze pomocí speciálního, takzvaný „testovacího vzorku“, který je jediným print master. Jedná se o druh „klíč“, který definuje tisku pravost.

Riziko zveřejnění důvěrných informací a substitučních dokumenty rizika - nejsou jedinými rizika spojená toku dokumentů, ale nejčastější a snadno opravit.

V tomto ohledu chránit zakázky od třetích stran zásahové techniky dost, ale jejich účinnost v současné době projevuje v jejich složité aplikace, s přihlédnutím k místo, čas a význam této transakce.