Uchovávání smluv v organizaci: regulační rámec, lhůty

Udržování smluv je spojeno s určitými problémy. Zejména je v některých případech velmi obtížné určit, na jaký typ by měl být tento konkrétní dokument přidělen, kolik ho má uložit, za jakých podmínek, jak ho zničit a tak dále. Všechny tyto faktory jsou upraveny zákonem, ale vzhledem k tomu, že stejná smlouva v různých situacích může vyžadovat různé časové úseky, často existují nejrůznější problémy, nejednoznačné interpretace a tak dále. To je nutné pochopit, i když to může být obtížné. Mělo by být zřejmé, že v případě nedodržení požadavků legislativy v takové oblasti, jako je uložení smluv v archivu, může být správa záznamů nejen neúčinná, ale také nebezpečná z hlediska možného trestu nebo pokuty.

Proč ukládat?

Smlouvy musí být neustále k dispozici nejen v době jejich činnosti, ale i po něm. Možná se budou požadovat určité informace, které se v těchto dokumentech projeví, některé údaje, které vedení bude vyžadovat atd. Mnoho kontroverzních situací, které většinou spočívají v tom, že jedna nebo druhá strana nečestně přistupuje k plnění svých povinností, lze vyřešit pomocí smlouvy, a to jak mimosoudně, tak oficiálně u soudu. Mělo by se také vzít v úvahu možnost inspekcí určitých období, která budou prováděna státními kontrolními orgány. Mohou také požádat o dokumentaci na určité období a pokud skladování smluv v organizaci, termín pro jejich zničení a jiné podobné funkce nejsou prováděny správně, mohou být uloženy velmi významné pokuty. Ovšem vedení bude samozřejmě vinné z první věc, ale po situaci se stabilizuje, šéf si bude pamatovat, kvůli čemuž měl problémy na stejném místě. To znamená, že smlouvy a jiné dokumenty musí být dodržovány striktně. V mnoha společnostech obecně raději pravidelně rozšiřují archiv a obecně nic nezničují, aby se zabránilo možným problémům, než aby se udělala chyba a následně vyřešily důsledky.

Legislativa

Zákon popisuje skladování smluv v organizaci zcela jasně, pokud nezohledňujeme skutečnost, že není možné řádně vyhodnotit konkrétní dokument. Celkově neexistuje samostatný zákon přímo pro smlouvy, jsou uvedeny ve všeobecném seznamu standardních archivních dokumentů (nebo řídících archiválií), které se tvoří v procesu fungování, organizace, státní instituce, orgány místní správy atd. Oba varianty seznamů, a to jak s řídícími, tak s obyčejnými dokumenty, jsou schváleny nařízením Ministerstva kultury a masových komunikací Ruské federace. Druhý, který se týká řídících dokumentů, je číslo 558 ze dne 25. srpna 2010 a druhý typ - číslo 1182 ze dne 31. července 2007. Důrazně se doporučuje studovat tyto dokumenty, ale je nejlepší si vybrat ty dokumenty, které se používají v konkrétní instituci, a odkazovat se na určitou oblast odpovědnosti. Existuje příliš mnoho informací v seznamech, které si pamatujete na všechno, ale pokud zjistíte, která dokumentace se týká toho, co a kolik je uloženo, je pravděpodobné, že ukládání smluv bude mnohem jednodušší a snadnější. V mnoha případech všechny použité dokumenty spadají pod 3-4 body, podrobněji ke studiu, který není tak obtížný.

Různé typy

Dva hlavní systémy pro rozdělení smluv se používají k jejich uložení. Takže nejméně běžný systém je vazba na dobu trvanlivosti. Přidělit krátkodobé, dlouhodobé a trvalé ukládání. První možnost znamená existenci smlouvy na dobu až 10 let. Druhý - více než 10 let. Trvalý je nejčastěji používán pouze v případě, že dokument nemůžete zničit vůbec. Tento systém není příliš vhodný. Uchovávání smluv v archivu, jehož načasování je tímto způsobem určeno, často vede k nejasnostem a chybám, co skutečně pomáhá správně řídit proces správy dokumentů. Proto je obecnější systém závazný vůči typu smlouvy. U většiny podniků se vyskytují tři základní verze: profil, ekonomika a práce. První a druhá jsou většinou podobná a obvykle jsou uchovávána pouze pět let. Mělo by být zřejmé, že profil znamená všechny smlouvy a obecně dokumenty, které se přímo týkají hlavního oboru činnosti této organizace. Třetí pracovní typ smluv se v mnoha případech také ukládá pouze po dobu 5 let, ale v určité situaci se toto období může výrazně zvýšit. Pokud například neexistuje žádný osobní účet, taková pracovní smlouva bude muset být uchovávána po dobu až 75 let, což není příliš výhodné. Ve skutečnosti, pokud nejste do tohoto problému zvlášť, můžete podmíněně omezit dobu uložení na 5 let a již si nepamatujete problém. Ale v takové situaci je velmi pravděpodobné, že některé faktory mohou být vynechány, což může prodloužit dobu, po kterou musí být uložení smluv tohoto formátu nutně provedeno, a pak můžete přesně vydělat pokutu nebo jiné potíže, které se každá normální osoba snaží vyhnout.

Přeneste do archivu

Postup převodu smluv v archivu, jejichž doba platnosti již uplynula, se může lišit v závislosti na podniku. V některých případech zaměstnanci jednoduše sjedou dokumenty a dají je do tmavého rohu, který je považován za archiv. Ale s jinou společností může být celý proces jasně popsán v normativní dokumentaci, bude mít samostatná osoba pověřená archivem, nebo dokonce speciální nomenklatury, pravidla pro vytváření podání, deník a tak dále. Obě možnosti mohou být pohodlné, v závislosti na mnoha faktorech. Například první možnost je vhodná pro malou firmu se skromným obratem. Nebude tolik dokumentů, které lze vždy najít bez problémů ve stejném tmavém rohu. Druhá naznačená situace je však vhodná pro vážné korporace, které mají velký počet zaměstnanců a jsou prostě nuceny nějak utopit se v oběhu dokumentů. Obecné pravidlo, které rozlišuje skladování smluv v organizaci jakékoliv formy vlastnictví, je čas převodu do archivu. Zaměstnanci jsou zpravidla povinni zasílat dokumenty nejdříve určitou dobu, bez ohledu na to, kdy skutečně vypršely. Tato archivace obvykle probíhá na začátku roku. To znamená, že dokonce i když smlouva skončila v únoru, musíte ještě počkat na příští rok, abyste je uložili do skladu.

Zničení

Jak již bylo uvedeno výše, je prostě nemožné smlouvu zničit. Nejdříve se musíte ujistit, že jste skutečně prošli správným časem. Teprve pak můžete tento dokument zničit. Tyto činy však mohou být často nebezpečné kvůli jejich důsledkům, a proto většina zaměstnanců dává přednost tomu, aby se jich dopustili pouze a výhradně sankcí vedoucího. Vypadá to takto: zaměstnanec odebere vzorek ze všech dokumentů, jejichž doba již byla vydána nebo končí. Skladování smluv u podniku by mělo být s výhodou uspořádáno tak, aby tento postup odběru vzorků netrval dlouho. Poté, na základě obdrženého seznamu, zpráva je předložena vedoucímu, dokument je podepsán, podáván a teprve až to vše začne, zahájí proces přímého zničení smluv a dalších podobných cenných papírů. Neustálé udržování smluv v archivu není nejlepším řešením, zejména proto, že některé společnosti dokonce dokáží trochu vydělat peníze, které jim dávají odpadky a tak dále.

Příklad účetního a ukládacího systému

Abychom lépe porozuměli všem funkcím a hlavním bodům činnosti, lze uvést poměrně jednoduchý příklad organizace správy záznamů. Existuje tedy zaměstnanec, obvykle někdo z účetního oddělení, který je odpovědný za ukládání smluv s protistranami nebo jinými podobnými cennými papíry. Má samostatnou složku, kde jsou všichni neustále, zatímco pracují. Po uzavření smlouvy se přesune do jiné složky. Bude vhodné vytvořit speciální registr v elektronické podobě, kde budou uvedeny všechny uvedené dokumenty v pořadí s uvedením doby uchovávání. Ale na začátku by mělo být toto období určeno. Nejlepší je procházet složkou všech oddělení, které se do určité míry zabývají smlouvami, aby lépe porozuměly jejich podstatě. Jak se zkušenost shromažďuje, potřeba takových opatření zmizí. Poté, když je jasné, co přesně každý z dokumentů představuje, stanoví určitou dobu pro jeho uložení. V některých případech bude vhodnější uvést termín uzavření smlouvy a přidáním 5 let (nebo více) určit přesně, kdy může být dokument zničen. Dokonce i na samém počátku organizace této problematiky není postup příliš komplikovaný a z dlouhodobého hlediska bude stále více zjednodušován. Pokud bude uchovávání smluv v organizacích, jejichž termín již byl schválen, standardizován, celý proces trvá jen několik minut. A teď přišel rok, kdy je možné zničit určité dokumenty. Odešle se ze složky, znovu zkontroluje možné chyby a společně se seznamem těchto dokumentů předkládají ke kontrole od hlavy. On zase by měl znovu zkontrolovat, zda je vše skutečně tak, jak je uvedeno v seznamu, protože je to šéf, který zůstane vinen v případě problémů. Pokud je vše v pořádku, manažer podepíše povolení k ničení a tady všichni přicházejí až tak daleko, jako je jeho vlastní chápání. Někdo jen zvrací a odhodí. Jiní používají drtiče. Ostatní ho dávají do odpadového papíru, spálí ho a tak dále.

Po uplynutí doby trvanlivosti

To je velmi důležitá otázka, jelikož s ním vzniká mnoho chyb. Ukládání zakázek v podniku RB nebo RF je v tomto případě přesně stejné a začíná okamžikem, kdy začíná nový rok, kdy konkrétní dokument již neplatí. Například existuje smlouva, která skončila 15. července 2010. Musí být uložena po dobu 5 let, ale může být zničena ne 15. července 2015, ale počátkem roku 2016. To znamená, že zpráva přešla od 01.01.2011 a ne od sedmého měsíce předchozího roku. Obvykle, s cílem obecně minimalizovat možnost vzniku chyby, se k dříve stanovenému termínu přidá jeden rok. A až poté, co začne, začne postup zničení.

Vlastnosti skladování

Obecně platí, že existují speciální doporučení, jak by archiv měl vypadat a pracovat. V ideálním případě by mělo být uskladnění smluv o odpovědnosti, osídlení s kontraktanty, pracovními smlouvami a obdobnou dokumentací ve větrané a suché místnosti. Současně se papíry nacházejí na regálech (otevřených nebo uzavřených). Pokud souvisí s přísnými formuláři nebo dokumenty označenými jako "obchodní tajemství", musí být přítomny speciální trezory. V zásadě nikdo nekontroluje tento okamžik, protože to jsou doporučení, která jsou přínosná pro samotný podnik. Podstata je velmi jednoduchá: pokud samotný systém není penalizován, pak kvůli nedostatku těch dokumentů, které musí být často potrestány. A pokud je povodeň nebo dokumenty budou zničeny jakýmkoli jiným podobným způsobem, pak bude na vině jen konkrétní podnik.

Odpovědnost a vykonavatelé

Hlavní a hlavní odpovědnost za vše, co je součástí skladování smluv, nese vedoucí organizace. Je to ten, kdo za přítomnosti problémů zodpovídá státu a zažívá všechny možné problémy. Dále, po něm, je obvykle vedoucí účetní, právník a ten zaměstnanec, který je zodpovědný za uchování dokumentů. Ale obvykle jsou všechny tyto osoby potrestány vůdcem v míře jejich chyb. Ve skutečnosti je ve většině relativně malých organizací účetní kontrolní systém přidělen účetnímu. A již v tomto oddělení jmenuje hlavní účetní samostatně nebo prostřednictvím všeobecného hlasování určitou odpovědnou osobu. V některých případech tato osoba získává malý nárůst mezd, což by mělo kompenzovat dodatečné množství práce, nejčastěji se však poslední položka jednoduše ignoruje na základě nedostatku finančních prostředků nebo jiných podobných faktorů. Ve vzácnějších případech je advokát zodpovědný za uchování dokumentů obecně a zejména za smlouvy. Ale to není moc výhodné, protože tato osoba může odpovědět pouze na smlouvu a se zbytkem papírů je obvykle znám pouze povrchně. Je to nejvhodnější, když existuje jedinec, který se zabývá tímto konkrétním problémem. Bude to co nejpřesnější a nebude dělat drobné nepříjemné chyby, jako ostatní zaměstnanci mohou.

Výsledek

Skladování smluv v organizaci probíhá na principu plného dodržování všech právních norem. To je předpoklad, který může eliminovat všechny problémy společnosti. V tomto případě se mohou malé rozdíly, vnitřní předpisy, registry a související dokumentace lišit od firmy k firmě. Hlavním vedoucím je vedoucí, ale může jej předat jiné osobě. To usnadní práci vedení, ale neodstraní z něj celou hloubku odpovědnosti za případné chyby. To znamená, že zaměstnanec, kterému je svěřena práce s archivní dokumentací, by měla být co nejodpovědnější a jasně chápat jeho funkce, získávat pro ni skutečné peníze, nikoliv verbální vděčnost, jak tomu obvykle bývá při zvyšování zatížení, aniž by to bylo kompenzováno dodatečnými prostředky.