Dokumenty o personálu, jejich typy. Jaké jsou příkazy na zaměstnance?

Bez ohledu na druh činnosti, každá organizace pracující s lidmi. Právní registrace pracovníků je vyžadována ve všech fázích pracovního poměru. Struktura personálních dokumentů vytvořených v těchto případech zahrnuje mnoho různých druhů zákonů o cenných papírech a osobních údajů.

Zaměstnavatel je povinen nejen správně udržovat podklady pro účetnictví personál, ale také organizovat jejich ukládání a archivaci, a tam, kde je to nutné, zničení. Všechny tyto akce musí být v souladu s normami právních předpisů.

Jaké jsou ingredience personálních dokumentů

Všechny fáze pohybu pracovníků by se měly odrazit v příslušných cenných papírů. Struktura dokumentů na zaměstnance, odrážející pohyb pracovníků, patří následující:

• Dokumenty vztahující se k vyhledávání a nábor;
• dokumenty odrážejí aktuální činnost zaměstnanců;
• Předpisy upravující postup práce a mezilidských vztahů;
• Různé příkazy na zaměstnance, jak byly zveřejněny v obecné rovině, a standardizované;
• dokumenty včetně osobních informací o zaměstnancích;
• Archiválie na zaměstnance;
• písemnosti osobní účetnictví a profilů;
• ostatní typy dokumentů na zaměstnance.

Pravidla pro registraci dokumentů na zaměstnance

Štábní personál a sekretářské služby podniky potřebují mít na paměti, navrhnout osobní doklady v souladu s požadavky zákona. Pravidla stanovená v předpisech podniku, nesmí být v rozporu s pokyny nadřízených.

Správné provádění dokumentů na pracovníky firmy uvedené v příslušných pokynech. V tom, s příklady a odkazy by měly zahrnovat všechny nuance upevnění na papíře práce s personálem. Toto nařízení je vydán a schválen vedením organizace a je na dobu neurčitou.

Jednotlivé dokumenty mohou být vydávány jak elektronicky, tak v tištěné podobě. Je-li text je psán ručně, je nutné sledovat přesnost rukopisu a snažit se, aby výmazy. Jakékoli opravena chyba musí být potvrzena pechtyu organizaci a ověřené podpisem hlavy.

Účetních dokladů pracovníci jsou často tajná, protože obsahují zákonem chráněné osobní údaje. Chcete-li pracovat striktně omezený počet odborníků, které měli.

Příkazy pro pracovníky

Dokumenty servisní personál jsou dva typy příkazů:

• objednávky podnik na hlavní činnosti, ale ve vztahu k práci zaměstnanců;
• objednávky pro osobní složení společnosti.

Liší se ve způsobu registrace, schvalovacích řízení, podepisování a zveřejňování. Kromě toho s osobními příkazy častěji pracují zaměstnanci personálního oddělení. Tam a skladovány odděleně od jiných dokumentů. Tyto příkazy jsou součástí dokladů o pracovníky organizace.

Většina osobních řádů standardizované podobě. Použitelnost těchto forem vyplývá jejich jednotu pro firmy. Nicméně, povinné používání standardizovaných formulářů předepsána pouze vládní agentury a příspěvkové organizace. Podniky s jakoukoli formu vlastnictví nemůže řídit těmito pravidly.

Mezi nejčastěji setkáváme s osobními příkazy, jak to následujícím způsobem:

• objednávky na najímání a propouštění:
• příkazy pro pohyb a přenos;
• cestovní příkazy;
• objednávky pro všechny druhy prázdnin ;
• předpisy týkající se certifikace, vzdělávání a odborné přípravy, a tak dále. d.

Jakákoliv objednávka na zaměstnance přivedl k rukám pracovníka, ke kterému se vztahuje. Pokud z nějakého důvodu, že zaměstnanec není dokument podepsat, pak je vyhotovena.

Všechny osobní objednávky musí podstoupit povinnou registraci do zvláštního rejstříku. V tomto případě jsou přiřazena čísla, která ukazuje, že dát na účet, a jejich provádění je monitorováno. Kopie řádu nutně podané v soukromé záležitosti, je původní dokument uložen odděleně po dobu jednoho roku, pak buď poslal do archivu nebo zničeny.

personální firemní dokumenty

V každé organizaci, v závislosti na formě vlastnictví a dalších funkcí, vytvoří řadu dokumentů o pracovníky podniku. Seznam musí být předložen podle pokynů správy HR.

Nejčastěji se jedná:

• personální;
• seznam pozic;
• pracovat knihy a prázdné formy pracovní činnosti;
• kopie osobních dokladů zaměstnanců;
• písemnosti osobní účetnictví a personálních záznamů;
• úředníci a ostatní dělníci a pracovní smlouvy;
• příkazy nebo pokyny týkající se zaměstnanců společnosti, týkající se hlavních činností;
• doklady o certifikační komise;
• směry a další dokumenty o vzdělávání a profesního rozvoje;
• doklady o dovolenou, služební cesty a převody;
• různé příkazy nebo pokyny od personálu;
• poznámky, prohlášení a úřední poznámky od personálu, a tak dále. d.

Každá společnost samostatně určuje požadovaných typů dokumentů na zaměstnance a způsob, jakým vytvořit a uložit.

Tvorba obchodně personálních

Nejdůležitější a úplné informace o zaměstnance vstoupila do soukromé záležitosti. Doklady a rysy jeho pořízení jsou určeny každé organizace nezávisle na sobě a ujistěte se, že registrovat v normativním dokumentu. Můžete zašít akcie dopředu i v obráceném pořadí, nebo vytvářet skupiny.

Osobní soubory lze provádět jak na většinu lidí v organizaci, a výlučně na hlavách a předních odborníků. V praxi, nicméně, většina organizací raději mít sadu dokumentů a další informace o každého zaměstnance, bez ohledu na jeho postavení a postavení.

Kategorie dokumentů a kopií, které mají být uloženy v osobním spisu zaměstnance:

• profil nebo osobní seznam slouží k upevnění základní životopisné údaje;
• kopie dokladů totožnosti a podpůrné vzdělání a kvalifikace, - pasu, diplom, osvědčení a licencí;
• kopii pracovní činnosti;
• žádost o přijetí, přenos, a další;
• kopie všech příkazů pro zaměstnance;
• kopii pracovní smlouvy;
• jiné osobní dokumenty.

Pro každého zaměstnance založit samostatnou složku, která podala výše uvedené dokumenty a jejich kopie. Uložené osobní soubory odděleně od ostatních osobních dokladů. Ty obsahují osobní údaje, a proto by neměly být přístupné nepovolaným osobám.

Osobní karta: jak aplikovat?

Unified zaměstnanec osobní karty je povinné pro všechny podniky, bez ohledu na vlastnictví. To je základní dokument určený k účtu pro zaměstnance organizace.

Osobní karta obsahuje všechny základní informace o zaměstnance. Naplňte ji obvykle po ruce, ale je přípustná, aby základní informace s pomocí technologie. Osobní karta vedena po celou dobu zaměstnance v organizaci. Při plnění této sekce je povoleno tisknout a vložit vložku.

Při vyplňování osobní kartu na vědomí referenční kódy. Jejich seznam je uveden na pravé straně tabulky, informace, ve kterém sjednoceny. Informace v těchto sekcích musí být v souladu s klasifikátory a dalších normativních dokumentů.

Osobní karty budou řádně skladovány odděleně od ostatních osobních dokladů v trezoru nebo v kovové skříni se zámkem. Tento dokument obsahuje osobní údaje a podléhá přísným účetnictví. Když se zamítá pracovníkem příslušnou položku a osobní karty vydané k archivaci.

Work-book: zpracování a skladování

Work-book - doklad o pracovní zkušenosti, doba trvání pracovního poměru a postavení zaměstnance. Jeho údržba je nutností pro každého. To je kladen na začátku prací a později doprovází člověka až do důchodu.

Povinnost nakupovat tiskopisy a vložky pracovní knihy ležící na účtech organizací. Její zaměstnanci držet je doma v trezoru a vynikajících zaměstnanců personálního oddělení na vyžádání. Tato položka je vyroben v příslušném knihy. Podávání se nedoporučuje pro pracovníky formy a čisté ušní pracovních knih neznámého původu.

Vydáno pracovní historii vždy jen ručně. Záznamy s kuličkovým perem s modrým inkoustem. Pokud dojde k chybě, je nutné opravit a potvrdit, že k podpisu správy a pečetí organizace. Všechny informace musí být v souladu s právními předpisy a nařízeními.

Záznamy o zaměstnanosti jsou uchovávány odděleně od ostatních písemností v trezoru. Je zakázáno dát své zaměstnance a další třetí strany. Pokud se lidé ve vaší organizaci dostávat informace o položkách v tomto dokumentu, to vytvoří kopii všech stran, pak jsou sešity a každá stránka je vyznačeno. Když propouštět zaměstnance práci rekordní karta udělena v ten samý den.

Operativní ukládání osobních dokladů

Správné uložení dokumentů na zaměstnance - je jedním z hlavních povinností policistů v oblasti lidských zdrojů. Informace obsažené v nich, patří do kategorie osobních údajů a nesmí být zveřejněny. Kromě toho budou uloženy a zpracovány takové doklady uskuteční za zvláštních podmínek.

Před uzavřením pracovní smlouvy s potenciálním zaměstnancem povinně brát písemný souhlas ke zpracování osobních údajů. Kopie dokumentu je podán v soukromém podnikání, nebo v samostatné složce.

Všechny dokumenty vztahující se k osobním údajům by měly být skladovány odděleně od běžných akcií. Přístup k nim je povolen pouze kvalifikovaní pracovníci oddělení a první hlava organizace. Třetí strany a organizace zveřejnit osobní údaje zaměstnanců je přísně zakázáno. Výjimkou je soudnictví a státní orgány, aby formální žádost zdokumentován.

Pro uložení osobních dokladů jsou samostatnou řadu otázek. Složky a krabice dokumentů v uzamčené skříni. Je vhodné, aby jim izolovat před přímým slunečním světlem a vysokými teplotami. U velkého množství dokumentů, je vhodné vyčlenit zvláštní místnost.

Osobní soubory, profily a osobní karty jsou uloženy v provozní tak dlouho, dokud se organizace pracující s konkrétním zaměstnancem. Po vypálení, jsou zaslány archivaci.

personální příkazy jsou uloženy do jednoho roku po jejich zveřejnění. Úředníci a ostatní pokyny k termless až do jejich zrušení. Personální obsazení, jakož i harmonogram svátky jsou vydávány každoročně a jsou uloženy v personálním oddělení nebo účetnictví po dobu jednoho roku po skončení akce.

Archivace personálních dokumentů

Po uplynutí provozního personálu datového úložiště jsou odesílány do archivu dokumentů na zaměstnance. Může se jednat o rozdělení organizace nebo třetí strany, obvykle státní organizace.

Seznam dokumentů, které mají být dlouhodobou archivaci, následující:

• osobní soubory, profily a osobní karty rezignace zaměstnanců;
• nepřivlastněný pracovní knihy a vložky;
• příkazy a pokyny pro zaměstnance s prošlou dobou použitelnosti;
• časopisy z důvodu pohybu personálních dokumentů;
• personální;
• prázdninové plány;
• další dokumenty, které vyžadují skladování vyžaduje zákon nebo Komise.

Dokumenty v archivu Ústavu personál připravuje sekretářka. Dlouhodobé skladování případu a dalších dokumentů, jako je to možné v organizaci, a smlouva ve specializované instituci.

Dokumenty pro dlouhodobé skladování složky podle data formuláře, počínaje nejdříve. Je třeba pečlivě sledovat fyzickou bezpečnost papíru a je-li to nutné, aby se a certifikovat kopii. Všechny případy jsou očíslovány a sešívané listy, po kterém zásoby jsou vyrobené.

Složky s dokumenty by měly být umístěny v spořádaně. V místnosti je nutné pro udržení optimální teploty a nízká vlhkost vzduchu, a vyhnout se vystavení přímému slunečnímu záření. Regály se musí pravidelně čistit od prachu a zpracování dokumentů pokoj od hlodavců a jiných škůdců.

Zničení osobních dokladů

Navzdory dlouhodobé skladování, personální dokumenty mohou být zničeny. Předtím, než tento postup se koná zasedání zvláštní komise, která společně učinit rozhodnutí o budoucnosti osobních dokladů.

Ničení je vždycky přesně podle seznamu, za přítomnosti všech členů komise. Toto může být pálení, destrukci mletí, lisování a další metody.

Složení osobních dokladů je mnohostranný a rozmanitý. Pracovníci personálních služeb a správy podniků by měl vědět, jak správně spustit, ukládat a zničit.