Servisní dopis (vzorek)

Servisní dopis je dokument, který je nedílnou součástí obchodní komunikace. Nejčastěji se přenáší prostřednictvím poštovní komunikace a slouží jako zvláštní způsob výměny informací.

Základní pojmy

Obchodní korespondence je potřebná k řešení různých ekonomických nebo výrobních otázek. S její pomocí pomáhají podniky a organizace komunikovat s externím prostředím: partnery, zákazníky nebo vládní agentury. Obvykle se na to používá obchodní dopis.

To je obecně nazýván písemným dokumentem, který může být:

• Odpověď na dříve přijaté zprávy nebo požadavky;
• Doprovodný dokument zasílaný adresátovi spolu s dalšími dokumenty nebo materiály;
• Iniciativní dopis, pokud není možné jiný způsob komunikace.

Každá z těchto možností má své vlastní vlastnosti. Nicméně existují obecná pravidla, podle nichž se obvykle vydává jakýkoli oficiální dopis. To je pochopitelné, protože to je například obchodní korespondence, nejčastěji začíná uzavření většiny transakcí. Správně navržený dokument může příjemci vytvořit příznivý dojem ohledně budoucího možného partnera.

Typy obchodních dopisů

Podle informací, které obsahuje oficiální dopis, může být:

1. Doprovodný. V případě, že obsahuje zprávu, že k ní je balíček aplikace.
2. Nárok. To znamená, že vyjadřuje nespokojenost s touto nebo touto situací (tvrzení).
3. Instruktivní. Text obsahuje konkrétní pokyny.
4. Záruka. Odesílatel potvrzuje splnění závazků uvedených v dokumentu v budoucnu.
5. Informační. Písmeno obsahuje informace, které mohou mít zájem adresát.
6. Reklama. Informace jsou poskytovány za účelem získání spolupráce.
7. Písemné oznámení. Informace o pořádání veřejných akcí.
8. Potvrzovací dopis. Zjišťuje skutečnost, že obdržel určité dokumenty nebo materiály.
9. Žádost o dopis. Text obsahuje odkaz na motivaci adresáta k jednání.
10. Dopisem z dopisu. V něm odesílatel poskytne stranám specifické informace společného zájmu.

Účelem těchto dokumentů je udržovat vazby mezi organizacemi nebo jejich strukturálními jednotkami.

Vypracování reklamního dopisu

Ve věcech spolupráce někdy vzniká situace, kdy jedna ze stran z nějakého důvodu nesplňuje své povinnosti. V tomto případě nejdříve partner zašle dopis své protistraně. V něm zpravidla vydává své návrhy na odstranění porušení svých zákonných práv. To je oficiální dopis. Vzorek takového dokumentu může být proveden libovolně. Je třeba vzít v úvahu následující body:

1. Styl psaní by měl být formální obchod s instalací partnerství.
2. Podstata tvrzení musí být vyjádřena velmi jasně.
3. Během předkládání informací je třeba přesvědčivě pracovat s konkrétními skutečnostmi.

Pojistné oznámení musí obsahovat:

• Požadavky odesílatele (jméno, zpáteční adresa a telefony pro komunikaci);
• Kompletní informace o adresátovi;
• Popis okolností, za kterých došlo ke konfliktu;
• Odkaz na právní normy, které protistranu porušila;
• Specifické požadavky na odstranění přestupků s uvedením načasování jejich provádění;
• Důsledky, které mohou nastat, pokud se protistrana vyhýbá jejich popravě.

Zvláštní pozornost by měla být věnována způsobu vypracování oficiálního dopisu. Vzorek by měl být navržen tak, aby ho pachatel neviděl jako hrozbu. Je třeba si uvědomit, že to je jen připomínka s požadavkem dodržování zákona.

Pravidla návrhu

Zvláštní pozornost by měla být věnována registraci servisních dopisů. Je pravda, že zákon neupravuje toto přísné pravidlo a předpisy.

Přesto je při vypracovávání těchto dokumentů nutné vzít v úvahu následující povinné body:

1. Na formuláři musí být napsán obchodní dopis. Je předem vyvíjen odborníky na vedení záznamů a schváleno příkazem vedoucího podniku.

2. Dokument musí obsahovat určité náležitosti:

2.1. Informace o příjemci a odesílateli.

2.2. Odchozí číslo a datum tohoto dopisu. To je nezbytné pro registraci.

2.3. Odkaz na podobné informace o požadavku na dopis, pokud je tento dokument odpovědí.

2.4. Záhlaví.

2.5. Informace o dostupnosti aplikací s jejich jmény a čísly.

2.6. Informace o osobě, která podepsala tento dokument (pozice a jméno).

3. Dopis by se měl týkat pouze jednoho problému. Přítomnost několika témat komplikuje výběr umělce.

4. Informace by měly být uvedeny velmi stručně, ale je to pochopitelné. Je žádoucí, aby text nevyžadoval více než dvě stránky.

5. Správně určte náležitosti příjemce. V případě organizace by měla být dodržena následující postupnost:

5.1. Název společnosti (v nominativním případě).

5.2. Strukturální jednotka (v případě potřeby).

5.3. Adresa adresáta (v daném případě).

5.4. Jeho iniciály.

5.5. Poštovní adresa podniku.

6. Pokud je několik příjemců, nejdříve je uvedeno hlavní a pak všechny ostatní.

Pokud vezmete v úvahu všechny tyto momenty, pak návrh obchodních dopisů v zásadě nebude těžký.

Pořadí prezentace

Aby byl dokument správně vypracován, je třeba vzít v úvahu určitý pořadí informací v něm. Můžete například zvážit možnost psaní písemné odpovědi na službu. Nejprve je třeba si uvědomit, že podle pravidel etikety musíte reagovat na informace do 24 hodin od okamžiku, kdy je obdržíte. Je-li to elektronická zpráva, optimální doba není delší než dvě hodiny. V případě, kdy není možné dodržovat takové pravidlo, je lepší zaslat partnerovi odpovídající zprávu.

Samotný dopis se ve skutečnosti skládá ze dvou částí:

1. Úvodní stránka. Odesílatel představuje téma, důvod a důvody pro jeho napsání. Zde je možné odkazovat na normativní akty, které ze zákona slouží jako základ pro poskytnutí odpovědi. Navíc stojí za to věnovat pozornost některým bodům týkajících se dané situace. Pomohou odhalit podstatu věci.
2. Základní. Tato část je zaměřena na vyjasnění a přesvědčování. Text by měl být jasný, jasný a stručný a předložené skutečnosti musí být kontrolovány a objektivní. V případě potřeby mohou být potvrzeny skutečnými údaji.

Po takovém textu se obvykle používá seznam aplikací. Dokument končí podpisem odesílatele. Kromě toho musíte vědět, jak napsat obchodní dopis, aby nedošlo k urážce adresáta. Za prvé, doporučujeme začít s tím, aby to bylo řečeno slovy "Drahá". Za druhé, můžete použít v textu slova gerundive fráze jako "pečlivě prozkoumávat své návrhy" nebo "pečlivě kontrolovat své připomínky". Takové dodržování etikety bude prospěšné pouze pro obě strany.

Postup

Příprave služebních dopisů odpovídají úředníci, sekretáři nebo jiní zaměstnanci, kterým jsou tyto povinnosti svěřeny. Při přijímání úkolů musí dodržovat určitou posloupnost ve svých činnostech. Zpracování takového dokumentu obvykle probíhá v následujících fázích:

1. Pečlivá studie o okolnostech této problematiky. Je nutné situaci plně zvládnout, aby bylo možné správně posoudit možné řešení.
2. Vypracování dopisu. Zde je třeba vzít v úvahu všechny výše uvedené požadavky.
3. Harmonizace připraveného textu. Někdy je třeba jej upravovat s ohledem na připomínky manažera. Dokáže vysvětlit nebo vysvětlit tento problém.
4. Schválení svého vůdce.
5. Konečná registrace a podepisování dokumentu.
6. Registrace dopisu.
7. Odesílání korespondence příjemci.

Teprve poté, co projde všemi těmito fázemi, bude dopis, který dosáhne adresáta, schopen plnit poslání, které mu bylo svěřeno.

Povinná regulace

Chcete-li uspořádat obchodní dopis, je třeba vzít v úvahu, že jeho první stránka je nutně vytištěna na zvláštním formuláři. V ostatních případech můžete použít obvyklé prázdné listy formátu A4. Mělo by se pamatovat na to, že samotné textové pole má své limity: horní a spodní jsou 2 centimetry, levá je 3,5 centimetrů, pravá 1 centimetr. Neporušujte standardní formáty tak, aby odpovídaly informacím na jednom listu. Je lepší dodržovat všechna pravidla a stačí přidat další stránku.

Měli byste napsat text podle všech pravidel:

1. Pro tisk použijte standardní písmo Times New Roman. Jiné možnosti se nejlépe nevztahují.

2. Velikost písma je také regulována:

• Pro hlavní text - 14;
• Uspořádání stránek a poznámka k výkonu - 12.

3. Umístění údajů se provádí také v souladu s pravidly:

• Interval mezi řádky je 1;
• Zarovnání textu se provádí "podle šířky";
• Převody jsou umístěny automaticky;
• Vzdálenost od registračního čísla k názvu je 2 řádky a od něj do hlavního textu je 3.

Dodržování těchto pravidel je povinné pro řádné zpracování dopisů příslušného účelu.

Umístění náležitostí

Aby bylo správně vypracováno standardní obchodní dopis, je nutné jasně zjistit, kde by měly být umístěny jeho potřeby a součásti. Odpovědi na tyto otázky zahrnují GOST R 6.30-2003. Popisuje formu oficiálního dopisu. Ve skutečnosti se jedná o vzorek, ve kterém jsou veškeré náležitosti dokumentu umístěny určitým způsobem. Je zapotřebí, aby:

1. Sjednoťte proces formalizování obchodních (obchodních) dopisů.
2. Mají schopnost před-centrálně připravovat standardní formuláře, a zároveň snížit potřebu provádět část díla ručně.
3. Usnadnění a zkrácení doby vyhledávání vizuálních informací.
4. Rozšiřte možnosti zpracování dopisů pomocí výpočetních a jiných technik.

Takže u typického obchodního dopisu existuje 30 standardních náležitostí, které se nacházejí v jedenácti povinných oblastech:

• Znak a znak;
• Autor;
• Počáteční data;
• Záhlaví;
• Schválení;
• Adresát;
• Rozlišení;
• Text;
• Podpisy a aplikace;
• Dohoda a ujištění;
• Známky.

Umístění informací v určitých sektorech umožňuje odborníkům lépe navigovat v dokumentu a běžným uživatelům usnadňuje proces jejich kompilace.

Základní požadavky

Někteří manažeři mylně věří, že obchodní korespondence může být vedena libovolně, aniž by byly dodržovány normy a pravidla. Ale odborníci, kteří jsou za to zodpovědní, musí znát základní požadavky na oficiální dopisy:

1. Přítomnost speciální (vlastní) formy.
2. Správné použití a umístění potřeb.
3. Text by měl být čitelný a dobře upravován. Pro vyjádření podstaty věci je lepší upřednostnit jednoduché společné návrhy. Krátce to vysvětlíme, takže každé slovo nese maximální množství informací.
4. V závislosti na typu by měl být dokument odpovídajícím způsobem navržen. Dopis může také obsahovat několik aspektů. V tomto případě je třeba v prezentaci se pokusit je spojit.
5. Správné použití norem stanovených pro psaní.
6. Zkuste zajistit, aby obsah dopisu nebyl kategorický výraz. Příjemce může považovat tyto fráze za hrozby. Při konstrukci vět je lepší použít úvodní slova typu "zřejmě", "jak je známo", "možné" a "takto".

Splnění těchto požadavků v praxi pomáhá správně řídit tok dokumentů v podniku.