Co je ERP systém? Plánování finančních zdrojů podniku

Stále více podniků různých velikostí po celém světě usiluje o začlenění do své práce výkonného řídícího nástroje, známého jako ERP systém. Jeho využití je navrženo tak, aby umožnilo efektivní kontrolu a plánování všech strategicky důležitých obchodních procesů pro organizaci, optimalizaci fungování hlavních výrobních a pomocných zařízení.

Koncepce systému ERP a ERP

Podniková strategie ERP (EntERPrise Resource Planning) je integrace všech organizačních jednotek a procesů: výrobních zařízení, finančních, personálních a klientských oddělení a mnoho dalších. Takové sdružení je primárně zaměřeno na optimalizaci distribuce různých zdrojů v rámci podniku.

Pokud se dříve jednalo o čistě marketingový koncept, dnes je ERP systém nejčastěji chápán jako třída specializovaného softwaru. V nejširším smyslu je to metodika pro plánování a řízení všech zdrojů podniku. V minulosti byla strategie ERP založena na základě jejích předchůdců:

• MRP - plánování materiálních potřeb.
• MRP II - plánování výrobních zdrojů.

Na rozdíl od nich lze systém ERP použít pro velmi velké podniky, často geograficky rozložené. V tomto případě je to otázka plánování podnikových zdrojů, neboť věnuje pozornost nejen výrobě, ale také komplexnímu finančnímu plánování. Základním rysem ERP systému je také možnost jeho aplikace na absolutně všechny podniky, bez ohledu na specifika práce, včetně těch, které nejsou zapojeny do výrobních činností. Vzhledem k tomu, že se jedná o softwarový produkt, je třeba poznamenat zařízení s větším počtem technických nástrojů usnadňující nebo nahrazující rozhodovací proces.

Účel ERP systému v podniku

Za účelem rozhodování o zásadních změnách v činnosti své společnosti v souvislosti se zavedením systému řízení informací a zaváděním nové obchodní strategie musí management jasně pochopit plnou nutnost tohoto kroku, který by měl být vyjádřen v následujících klíčových bodech:

• Neschopnost přijmout současný stav věcí;
• Existence potřeby využívat moderní technologie k posílení postavení podnikatelského subjektu na trhu v konkurenčním prostředí;
• Očekávání významných přínosů z implementace.

Za prvé, aplikace ERP systému má usnadnit úspěšnou implementaci podobné obchodní strategie, jejíž realizace by měla zajistit efektivní plánování podnikových zdrojů a řízení. K tomu je třeba optimalizovat práci svých jednotek, jmenovitě dosažení maximální konzistence mezi nimi a snížení administrativních nákladů. Toho lze dosáhnout na úkor výhod poskytovaných informačním systémem. Jedná se o:

• Zvyšte průhlednost obchodních procesů.
• Řešení problémů při objednávání a hledání správných informací.
• Zlepšení spolehlivosti a relevance dat.
• Zvyšte rychlost pracovního toku mezi odděleními.
• Organizace společného informačního prostoru mezi ústředím a vzdálenými pobočkami.
• Zkrácení doby vyplnění dokumentace a odstranění možných chyb.
• Zvyšte rychlost rozhodování na všech úrovních.

ERP systém zvyšuje konkurenceschopnost zařízení nejen díky zavedení efektivnějších obchodních procesů do své práce. Jeho využití by mělo rovněž vést ke snížení celkových nákladů podniku. Pokročilé nástroje pro plánování, modelování a analýzu pomáhají optimalizovat zdroje výrobních činností, finančního sektoru, jakož i práce skladových, dopravních a dalších jednotek.

Hlavní rysy práce

V různých společnostech, dokonce i ve stejném podnikání, mohou být všechny obchodní procesy zcela odlišné. Standardizovaná schéma práce, kterou nabízí systém řízení podnikových informací, se může výrazně lišit od dříve používaného systému. Z tohoto důvodu je považováno pouze za softwarový produkt zásadně špatně, protože jeho implementace vyžaduje velké změny od společnosti ve formě reorganizace stávajících obchodních procesů.

Koncepční rysy těchto systémů jsou přímo spojeny s jejich podstatou. Připomeňme si, že metodika ERP zahrnuje konsolidaci všech důležitých částí podniku pro organizaci efektivního řízení zdrojů. Tato integrace je realizována v rámci informačního systému prostřednictvím dostupnosti jediné, veřejně přístupné databáze. Informace přicházejí do úložiště pouze jednou a mohou být následně znovu zpracovávány a používány různými interními i externími spotřebiteli. Ve srovnání s reálným životem dochází v tomto případě ke zkrácení času a úsilí zaměstnanců podniku na rozhodování. Je také třeba poznamenat, že systém ERP není automatizovaným řídicím systémem pro technologické procesy, ale integrovanými informacemi založenými na jejich abstraktním modelu, informacemi, které představují živí lidé.

Struktura databáze, stejně jako práce softwarového balíčku jako celku, by měla být uspořádána tak, aby odrážela činnost všech divizí bez výjimky. Takový přístup umožňuje sledovat celkový soubor zdrojů a podnikových procesů podniku prakticky v reálném čase, a proto provádět jejich operační a strategické řízení.

Jednou z hlavních úkolů ERP systémů je optimalizace procesu plánování a kontrola realizace plánu. Vestavěné inteligentní algoritmy výrazně zjednodušují řešení pro své uživatele. Například plánování a řízení výrobního podniku má mnoho specifických rysů spojených s heterogenitou jeho částí. Takže v jedné továrně mohou existovat obchody, které pracují nepřetržitě a diskrétně. Z tohoto hlediska by měl být zavedený systém ERP třídy univerzální a obsahovat širokou škálu specializovaných modulů.

Vzhledem k tomu, že dnešní podniky jsou často geograficky rozmístěné, je velmi důležité, aby pobočky vzdálené od hlavní kanceláře měly plný přístup k obecnému úložišti dat. Toto je realizováno nejpokročilejšími síťovými technologiemi, které se podílejí na vývoji systémů ERP, které rovněž zajišťují diferenciaci přístupových práv uživatelů k uloženým informacím.

Funkčnost systémů třídy ERP

Když mluvíme o funkcích, nesmíme zapomenout, že jakýkoli produkt třídy ERP je systém řízení podniku jako celek. Rozsah jeho schopností na prvním místě bude záviset na rozsahu a vlastnostech objektu, pro potřeby kterého se používá. Zvažte klasickou sadu funkcí:

Výroba

• Uchovávání návrhových a technologických specifikací produktů nebo služeb, které mají být provedeny, za účelem určení počtu požadovaných materiálů a nákladů práce.
• Vypracování výrobních plánů.
• Plánování a řízení technických kapacit podniku v různých přístupech: od jednotlivých jednotek až po prodejní a výrobní asociace.

Financování

• Operační účetnictví, finanční, manažerské, daňové účetnictví a ovládání.
• Správa aktiv podniku, včetně dlouhodobého majetku, cenných papírů, bankovních účtů a podobně.
• Komplexní plánování finančních zdrojů podniku a kontrola jeho výsledků.

Logistika

• Vytvoření plánovaných ukazatelů požadovaných objemů materiálů, surovin, dílů, komponentů v souladu s výrobními plány.
• Řízení dodávek a prodeje: účetnictví dodavatelů, vedení registru smluv, řízení dodavatelských řetězců, realizace plánování skladů a účetnictví.

Zaměstnanci

• Řízení procesu náboru.
• Provozní personál a docházka, udržování personálního stolu, výpočet platů.
• Plánování pracovních sil.

Marketing a reklama

• Vedení prodejních plánů.
• Řízení cen na různých typech trhu za účelem vytvoření přiměřené obecné strategie podniku, transparentní politika výpočtu nákladů na zboží: účet slev a zvláštních podmínek prodeje.
• Plánování a kontrola probíhajících reklamních a marketingových aktivit.

Projekty. Hlášení

• Poskytování širokého výběru standardizovaných účetních, finančních a manažerských formulářů, jakož i flexibilního mechanismu pro vytváření vlastních formulářů.
• Vypracování obecné strategie: postupné plánování nezbytných pro úspěšnou realizaci času, hmotných, finančních a lidských zdrojů.
• Monitorování hlavních ukazatelů projektu.

Které podniky mohou využívat systémy ERP

Na první pohled se může zdát, že systémy této třídy jsou určeny výhradně pro průmysl ve velkém měřítku, jelikož pro ně je charakteristická vysoká složitost struktury toků zdrojů a procesů různých typů. Existují však situace, kdy podnik malého rozměru nemusí být dostatečný pro použití tříd MRP nebo MRP II. Dnes může trh nakupovat softwarové produkty, které mají různé možnosti. V závislosti na rozsahu podniku, na kterém mohou být efektivně použity, přidělují těžká, střední a lehká řešení.

Pokud jde o nevýrobní organizace, platí pro ně i systémy třídy ERP. Pro takové podniky bude dostatečná a příliš široká funkčnost. V současné době existují malé integrované nebo místní typy systémů, které mohou uspokojit potřeby obchodních společností nebo organizací působících v odvětví služeb. Je třeba také poznamenat, že mnoho vývojářů nabízí své zákazníky a produkty z průmyslu.

Metody klasifikace

Nejzřejmějším znakem, kterým mohou být všechny systémy ERP klasifikovány, je rozsah organizace, kde mohou být použity. Z tohoto hlediska je v závislosti na počtu pracovních míst obvykle přidělena řešení pro:

• Velké korporace (více než 10 tisíc lidí).
• Průměrné korporace (od 1 tis. Do 10 tisíc lidí).
• Průměrné podniky (od 100 do 1 tisíc lidí).
• Malé podniky (méně než 100 osob).

Důležitým rysem systematizace těchto informačních produktů je funkčnost. V závislosti na objemu provedených úkolů existuje následující obecně přijímané rozdělení:

• Velké integrované.
• Střední integrovaný.
• Finanční a manažerské řízení.
• Místní.

Místní verze je obvykle unifikovaný informační produkt v krabici s úzkým zaměřením, který má poměrně malou celkovou hodnotu. Nejčastěji pokrývá jeden nebo více bloků v oblasti financí organizace nebo jejích účetních činností. Takové systémy jsou vhodné pro malé výrobní nebo obchodní firmy.

Finanční a manažerský systém řízení podniku lze využít především v nevýrobních organizacích, zejména obchodních nebo pracujících v oblasti poskytování služeb. Vedle finančního a účetního se jedná o moduly pro správu logistiky.

Integrované informační systémy v závislosti na měřítku cíle mohou být střední nebo velké. Zahrnují všechny obchodní procesy firemních struktur, zejména vzájemné působení s dodavateli a spotřebiteli, výrobu konečného produktu, materiálové a finanční toky, vztahy s personálem, dodávky, skladování a marketing, realizaci projektů a mnoho dalších.

Moderní trh ERP systémů

Všechny softwarové produkty prezentované dnes na domácím trhu lze rozdělit do dvou hlavních kategorií: ruské a importované. Rozdíly mezi nimi nejsou jen v místě tvorby, ale také v funkčnosti.

Výkonné západní vývojy slouží jako standardy pro běžné systémy třídy ERP. Nejlepším příkladem jsou produkty SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan a Microsoft Business Solution. Všechny mohou být použity na cílových objektech jakékoli úrovně, včetně velkých. Nicméně jejich použití ruskými společnostmi může být často obtížné z důvodu možného výskytu následujících problémů:

• Nedostupnost podniků k vážnému reorganizaci stávajících obchodních procesů. Rozsah těchto změn je obtížné přehánět. Obchodní procesy systémů řízení zahraničního podniku se zásadně liší od systémů používaných v naší zemi.
• Nedostatečný počet odborníků schopných realizovat projekt zavedení importního ERP systému v Rusku s odpovídající úrovní kvality.
• Vysoké náklady na používání takových řešení.

Navzdory všeobecnému zpoždění za západními protějšky postupně rozšiřuje moderní ruský vývoj jejich funkčnost. Jsou plně přizpůsobeny práci domácích podniků. A mohou být úspěšně implementovány, pokud v konkrétním případě nevyžadují rozsáhlé pokrytí obchodních procesů, ale stačí pouze stanovit účetnictví pro určité oblasti činnosti pomocí ERP systému. Příklady pokročilého domácího vývoje jsou produkty společností 1C a "Galaxy".

Pohled do budoucnosti - ERP II

Koncepce ERP II, která se objevila před chvílí, byla výsledkem zlepšení metodiky ERP. Plánování a správa podnikových zdrojů zůstává tady mezi hlavními úkoly. Růstový vývoj internetu, který však zahájil vznik nové metodiky, zanechal svůj odraz, a tradiční podnikání bylo částečně elektronické. ERP II je kombinací klasického systému řízení podniku se specifickými řešeními pro síťový obchod.

Nyní bylo mimořádně důležité komunikovat se svými protistranami v síti. K tomu mají dvě důležité oblasti: řízení dodavatelského řetězce a vztahy se zákazníky. Intrafirmní informace přestanou být právě tím, že opouštějí vnější prostředí a stávají se základem spolupráce s dalšími podnikatelskými subjekty. Nová koncepce v tomto případě je formulována jako řízení zdrojů a vnějších vztahů podniku. Vedle ideologického přeorientování získaly systémy ERP II své vlastní technologické rysy.

Řešení problému výběru systému

Výběr softwaru této úrovně je velmi zodpovědný proces. Nesprávné rozhodnutí v této oblasti, zejména u projektů velkého rozsahu, může v případě neexistence očekávaného výsledku znamenat značné časové a finanční náklady.

Efektivní realizace rozsáhlého systému, který, například, je třeba zajistit efektivní řízení výroby nyní bezpodmínečně vyžadují jí reengineering podnikových procesů. Je důležité, aby se zabránilo situaci, ve které se na konci procesu realizace programu, by bylo provést sběr nepoužívaných dat, nebo by nevyřešilo požadované úkoly. Z tohoto důvodu je nejlepší pro projekt pozvat spolupráce osvědčený v tomto případě tým odborníků.

Existuje určitá soubor kritérií, na základě kterých projektový tým po konzultaci s managementem cílové společnosti může být optimální, nákladově efektivní řešení na výběru software:

• Technické a funkční vlastnosti systému hlavních cílů podniku.
• Celkové náklady na vlastnictví je, aby se vešly do přiděleného rozpočtu pro tyto účely. Kromě nákladů na nákup systému, což zahrnuje provozní a jiné druhy nepřímých nákladů.
• Implementaci informačního ERP třídy musí systém splňovat všechny uznávané technické požadavky, a proto být škálovatelné, spolehlivé, odolné proti možným poruchám, že anti-virus a anti-hacking ochranu.
• Dodavatelé musí zajistit následnou údržbu a podporu softwaru nainstalovaného.

Proces, kterým se provádí třídy ERP systémů

Implementace ERP systémů v podnicích je doprovázen implementaci strategií na nich stejný název. Tento postup, v závislosti na cílové měřítku obvykle trvá od několika týdnů do několika let. Podílí se na zřízení může organizace na vlastní pěst, nebo se za pomoci specializované společnosti v této. Je možné identifikovat hlavní fáze tohoto procesu:

1. Primární organizace. Je třeba definovat strategické cíle, cíle a stanoví předpokládaný účinek zavedení konkrétní organizaci. Na základě těchto dat bude možné provést technický plán projektu.
2. Vývoj projektu. V této fázi, analýza současných aktivit organizace: její propagační strategie, obchodní procesy. Na základě výsledků modelu systému na bázi je postaven, a pracovní plán, aby se příslušná vysvětlení.
3. Realizace projektu. Vzhledem k tomu, že pravidla obchodních procesů diktuje implementovaný ERP systém, zde je jejich přeměna v souladu s harmonizovanými požadavky. Pokud je to nutné na základě vývoje formulářů a přenos dat účetních algoritmů používaných programů předtím. Pokud předchozí etapy identifikovat funkce selhání systému pro projekt, provádí její zlepšení. Na závěr jsme provedli školení uživatelů a pre-testování.
4. Uvedení do provozu. Během používání je identifikace a odstranění případných chyb a závad.

Systému ERP třídy správy dnes - a to nejen nainstalován na všech počítačích v organizaci kopii drahého software, ale také hlavní hnací sílu výhledových obchodních strategií. Rozhodli, že by mělo být provedeno na základě stávajících potřeb a cílových příležitostí. Z správnost rozhodnutí a provádění kroků dále realizace závisí na pokračující úspěch celého podniku jako celku.